Como escolher um sistema de reservas para um ginásio sem funcionários

Um sistema de reservas para um ginásio sem funcionários tem uma tarefa que o software de aulas e de mensalidades não faz: transformar uma reserva paga num código de porta que só funciona durante essa sessão e fazê-lo chegar ao cliente sem a sua intervenção. Há três caminhos: enviar códigos à mão a partir da aplicação da fechadura, ligar você mesmo uma ferramenta de marcações genérica a uma fechadura, ou usar um sistema feito para ginásios privados à hora. Os códigos à mão servem para algumas reservas por semana. Um ginásio aberto o dia inteiro precisa de que o código fique ligado automaticamente ao pagamento. Abaixo está onde cada abordagem falha e as perguntas a fazer a qualquer fornecedor, incluindo nós.

Opção 1: códigos à mão a partir da aplicação da fechadura

O cliente reserva e paga de alguma forma: uma mensagem, uma transferência bancária, um calendário partilhado. Você cria na aplicação da fechadura um código para a hora reservada, envia-o por SMS e apaga-o depois.

Isto funciona enquanto testa a procura com alguns clientes de treinadores. Mas falha depressa:

• Volume. Um ginásio aberto das 6:00 às 22:00 com sessões de 60 minutos tem até 15 trocas de clientes por dia. Com metade da ocupação são cerca de 225 códigos por mês, mais de 11 horas do seu tempo a três minutos cada.
• Noites. Alguém reserva às 23:10 para as 6:00. Se estava a dormir, o cliente fica à frente de uma porta fechada e o seu telefone toca.
• Alterações. Cada reserva alterada obriga a apagar um código e criar outro. Esqueça-se de apagar e o código antigo continua a abrir a porta.
• Erros. Um dia errado, um algarismo mal escrito, um código enviado para uma reserva não paga. Em centenas de reservas alguns acontecem, sempre quando não está ninguém no ginásio.
• Férias. Ninguém pode tirar um dia de folga.

Opção 2: uma ferramenta de marcações genérica e uma fechadura

Uma ferramenta de marcações genérica trata do calendário e normalmente do pagamento. Tudo o que fica entre “reserva paga” e “cliente à porta” é você que constrói:

• um código exatamente para a hora reservada, no formato da fechadura;
• um código para duas sessões seguidas, não dois;
• uma alternativa quando a fechadura está offline;
• apagar os códigos expirados;
• enviar a SMS através de um fornecedor no seu país;
• manter o tempo de limpeza fora de venda;
• faturas no formato do seu país.

Cada peça é possível. O custo é o seu tempo, uma subscrição por peça e uma cadeia em que ninguém é responsável pela falha. Quando um código não funciona às 21:00, é você que tem de descobrir se a culpa é da ferramenta de marcações, do serviço de automatização ou da fechadura, enquanto o cliente espera lá fora.

Opção 3: um sistema feito para ginásios privados à hora

Um único fluxo: o cliente reserva uma sessão exclusiva e paga online, recebe logo a seguir à reserva uma SMS com um PIN temporário, e o código só abre a porta durante a sessão. É isso que o Sparekey faz, e é assim que funcionam o Chrám pohybu e o Fithub.

Perguntas a fazer a qualquer fornecedor

Reserva e pagamento

1. Uma reserva dá direito ao ginásio inteiro em exclusivo?
2. Um cliente pode reservar várias sessões seguidas numa só encomenda, com um único código?
3. Os clientes podem reservar e pagar 24 horas por dia sem ninguém confirmar?
4. Que fornecedor e que métodos de pagamento funcionam no meu país?
5. Os clientes podem alterar a sua própria reserva, e até quando?

Acesso à porta

6. Cada reserva recebe o seu próprio código, válido apenas para a hora reservada?
7. Quando é que o cliente recebe o código?
8. O que acontece quando a internet na porta está em baixo?
9. Que hardware de porta é suportado, com nome? “A maioria das fechaduras inteligentes” não é resposta.
10. Os clientes podem manipular o hardware recomendado?

Gestão do ginásio

11. A duração da sessão e o intervalo configuram-se por local?
12. Posso bloquear tempo para limpeza, manutenção ou os meus próprios clientes, incluindo bloqueios recorrentes?
13. Os preços podem variar entre dias úteis e fim de semana, por hora do dia e por data específica?
14. Os códigos de desconto e os descontos por várias sessões estão incluídos?
15. Posso acrescentar mais locais, e quanto custa cada um?

Dinheiro e dados

16. Há uma fatura por cada reserva e uma exportação CSV para o meu contabilista?
17. Que estatísticas existem: ocupação, receita por hora disponível, horas de ponta, clientes recorrentes?
18. Onde estão alojados os dados, e há um acordo de tratamento de dados?

Custo e suporte

19. Qual é o total em três anos: configuração, mensalidades, comissões por reserva, SMS, extras?
20. Quem atende quando um cliente está à porta às 21:00 e o código não funciona?
21. Quanto tempo demora a configuração, e o que tenho de fornecer?

Como o Sparekey responde

• Reserva (1–5). Cada sessão reserva o ginásio inteiro. Várias sessões cabem numa encomenda com um único código. Os clientes reservam e pagam 24 horas por dia através da Stripe (MB WAY, Multibanco e cartões) e alteram a sua própria reserva até 24 horas antes.
• Acesso à porta (6–10). Cada reserva recebe por SMS um PIN temporário logo a seguir à reserva. Se a internet estiver em baixo e não for possível guardar um código novo, o cliente recebe o código de recurso do local. Recomendamos um teclado 2N com fechadura eletromagnética, instalado por um profissional; a Nuki é a alternativa mais simples e mais barata, mas não se consegue proteger bem contra manipulação. Outras fechaduras com códigos PIN temporários: pergunte-nos. Veja escolher o acesso à porta.
• Gestão do ginásio (11–15). Duração da sessão, intervalo, horário e fuso horário por local. Bloqueios pontuais e recorrentes. Preços por dia útil ou fim de semana e por hora do dia, além de datas específicas. Códigos de desconto e descontos por várias sessões. Locais ilimitados, que você próprio acrescenta.
• Dinheiro e dados (16–18). Uma fatura por cada reserva, exportação CSV e estatísticas de receita, ocupação, receita por hora disponível, horas de ponta e clientes recorrentes. Alojado nos nossos servidores na UE; veja segurança e RGPD.
• Custo (19). 990 € de configuração única e 19 € por mês de Operação (alojamento e manutenção). As SMS são faturadas por mensagem. Várias portas ou uma entrada partilhada resolvem-se durante a configuração, sem custo adicional. Veja preços.
• Suporte e configuração (20–21). Fala com uma pessoa que conhece a sua instalação. Conte com cerca de um mês, sobretudo para a aprovação do fornecedor de pagamentos e a visita do instalador; veja implementação.

A lista completa de funcionalidades está em como funciona. Para tudo o resto, contacte-nos.

Perguntas frequentes

Posso começar por enviar códigos à mão?

Sim, para algumas reservas por semana enquanto houver sempre alguém disponível. Quando as reservas começam a chegar à noite e os clientes alteram sessões, passa a ser um trabalho a tempo parcial.

Posso usar uma ferramenta de marcações genérica com uma fechadura inteligente?

Sim, se construir você mesmo a ligação: o código para a janela reservada, a SMS, uma alternativa quando a fechadura está offline e a eliminação dos códigos antigos. Cada peça é um ponto onde um cliente pode acabar à frente de uma porta fechada.

Quanto tempo demora a configuração?

Cerca de um mês, sobretudo à espera da aprovação do fornecedor de pagamentos e da visita do instalador.