Ako vybrať rezervačný systém pre fitko bez obsluhy

Rezervačný systém pre fitko bez obsluhy má jednu úlohu, ktorú softvér na lekcie a permanentky nerieši: z každej zaplatenej rezervácie urobiť kód do dverí, ktorý platí len pre daný termín, a doručiť ho zákazníkovi bez vás. Možnosti sú tri: posielať kódy ručne z aplikácie zámku, prepojiť univerzálny rezervačný nástroj so zámkom svojpomocne, alebo použiť systém postavený pre súkromné fitká na hodinu. Ručné kódy stačia pri pár rezerváciách týždenne. Fitko otvorené celý deň potrebuje, aby sa kód automaticky viazal na platbu. Nižšie nájdete, kde ktorý prístup zlyháva, a otázky, ktoré sa oplatí položiť každému dodávateľovi, aj nám.

Možnosť 1: kódy ručne z aplikácie zámku

Zákazník si rezervuje a nejako zaplatí: správou, bankovým prevodom, cez zdieľaný kalendár. Vy v aplikácii zámku vytvoríte kód na rezervovaný čas, pošlete ho cez SMS a potom ho zmažete.

Funguje to, kým testujete záujem s pár klientmi trénerov. Rýchlo to však narazí:

• Objem. Fitko otvorené od 6:00 do 22:00 so 60-minútovými termínmi má až 15 striedaní denne. Pri polovičnej obsadenosti je to asi 225 kódov mesačne, pri troch minútach na kód viac ako 11 hodín vášho času.
• Noci. Niekto si o 23:10 rezervuje termín na 6:00. Ak ste spali, stojí pred zamknutými dverami a vám zvoní telefón.
• Zmeny. Každá presunutá rezervácia znamená jeden kód zmazať a druhý vytvoriť. Zabudnete zmazať a starý kód stále otvára dvere.
• Chyby. Zlý deň, preklep v číslici, kód odoslaný k nezaplatenej rezervácii. Pri stovkách rezervácií sa niečo stane, vždy keď vo fitku nikto nie je.
• Dovolenka. Nikto si nemôže zobrať voľno.

Možnosť 2: univerzálny rezervačný nástroj a zámok

Univerzálny nástroj na objednávanie termínov rieši kalendár a zvyčajne aj platbu. Všetko medzi „rezervácia zaplatená“ a „zákazník pri dverách“ si postavíte sami:

• kód presne na rezervovaný čas, vo formáte, ktorý zámok prijme;
• jeden kód pre dva termíny za sebou, nie dva;
• náhradné riešenie, keď je zámok offline;
• mazanie kódov, ktorým skončila platnosť;
• odosielanie SMS cez poskytovateľa vo vašej krajine;
• čas na upratovanie, ktorý sa nepredáva;
• faktúry vo formáte vašej krajiny.

Každý kúsok sa dá urobiť. Platíte za to svojím časom, predplatným za každý kúsok a reťazou, v ktorej za chybu nikto nezodpovedá. Keď o 21:00 nefunguje kód, zisťujete, či je chyba v rezervačnom nástroji, v automatizačnej službe, alebo v zámku, a zákazník zatiaľ čaká vonku.

Možnosť 3: systém pre súkromné fitká na hodinu

Jeden tok: zákazník si rezervuje termín s fitkom len pre seba a zaplatí online, hneď po rezervácii dostane SMS s časovo obmedzeným PIN kódom a kód otvorí dvere len počas termínu. Presne to robí Sparekey a takto fungujú Chrám pohybu a Fithub.

Otázky pre každého dodávateľa

Rezervácia a platba

1. Získa zákazník rezerváciou celé fitko len pre seba?
2. Môže si zákazník v jednej objednávke rezervovať viac termínov za sebou s jedným kódom?
3. Môžu zákazníci rezervovať a platiť 24/7 bez toho, aby niekto rezerváciu potvrdzoval?
4. Ktorá platobná brána a ktoré spôsoby platby fungujú v mojej krajine?
5. Môžu si zákazníci rezerváciu presunúť sami a dokedy?

Vstup do dverí

6. Má každá rezervácia vlastný kód, platný len v rezervovanom čase?
7. Kedy zákazník kód dostane?
8. Čo sa stane, keď pri dverách nefunguje internet?
9. Ktorý hardvér na dvere je podporovaný, konkrétne podľa názvu? „Väčšina inteligentných zámkov“ nie je odpoveď.
10. Môžu zákazníci s odporúčaným hardvérom manipulovať?

Prevádzka fitka

11. Dá sa dĺžka termínu a prestávka nastaviť pre každú prevádzku zvlášť?
12. Môžem zablokovať čas na upratovanie, údržbu alebo vlastných klientov, aj opakovane?
13. Môžu sa ceny líšiť podľa pracovného dňa a víkendu, denného času a konkrétneho dátumu?
14. Sú v systéme zľavové kódy a zľavy za viac termínov?
15. Môžem pridať ďalšie prevádzky a koľko každá stojí?

Peniaze a dáta

16. Je ku každej rezervácii faktúra a export CSV pre účtovníka?
17. Aké štatistiky systém ukazuje: obsadenosť, tržbu na dostupnú hodinu, špičky, vracajúcich sa zákazníkov?
18. Kde sú dáta uložené a je k dispozícii zmluva o spracúvaní osobných údajov?

Cena a podpora

19. Koľko to bude stáť celkovo za tri roky: nastavenie, mesačné poplatky, poplatky za rezerváciu, SMS, doplnky?
20. Kto zdvihne telefón, keď zákazník o 21:00 stojí pri dverách a kód nefunguje?
21. Ako dlho trvá nastavenie a čo musím dodať ja?

Ako na ne odpovedá Sparekey

• Rezervácia (1 – 5). Každý termín rezervuje celé fitko. Viac termínov sa zmestí do jednej objednávky s jedným kódom. Zákazníci rezervujú a platia 24/7 cez GoPay (karty, online bankový prevod, Apple Pay a Google Pay) a rezerváciu si presunú sami, najneskôr 24 hodín vopred.
• Vstup do dverí (6 – 10). Každá rezervácia dostane hneď po rezervácii časovo obmedzený PIN kód cez SMS. Ak nefunguje internet a nový kód sa nedá uložiť, zákazník dostane záložný kód prevádzky. Odporúčame klávesnicu 2N s elektromagnetickým zámkom od odbornej montážnej firmy; Nuki je jednoduchšia a lacnejšia alternatíva, no proti manipulácii sa nedá dobre zabezpečiť. Iné zámky s časovo obmedzenými PIN kódmi: opýtajte sa nás. Pozrite výber vstupu do dverí.
• Prevádzka fitka (11 – 15). Dĺžka termínu, prestávka, otváracie hodiny a časové pásmo pre každú prevádzku. Jednorazové aj opakované blokácie. Ceny podľa pracovného dňa a víkendu a denného času, k tomu konkrétne dátumy. Zľavové kódy a zľavy za viac termínov. Neobmedzený počet prevádzok, ktoré pridávate sami.
• Peniaze a dáta (16 – 18). Faktúra ku každej rezervácii, export CSV a štatistiky tržieb, obsadenosti, tržby na dostupnú hodinu, špičiek a vracajúcich sa zákazníkov. Hosting na našich serveroch v EÚ. Pozrite bezpečnosť a GDPR.
• Cena (19). Jednorazovo 990 € za nastavenie a 26 € mesačne za prevádzku (hosting, údržba a vlastné meno odosielateľa SMS). SMS sa účtujú za každú správu. Viac dverí alebo spoločný vchod vyriešime pri nastavení bez príplatku. Pozrite cenník.
• Podpora a nastavenie (20 – 21). Hovoríte s človekom, ktorý vaše nastavenie pozná. Počítajte približne s mesiacom, hlavne kvôli schváleniu platobnej brány a návšteve montážnika. Pozrite nasadenie.

Všetky funkcie nájdete na stránke ako to funguje. S čímkoľvek ďalším sa nám ozvite.

Časté otázky

Môžem začať s ručným posielaním kódov?

Áno, pri pár rezerváciách týždenne, keď je vždy niekto k dispozícii. Keď začnú chodiť rezervácie v noci a zákazníci presúvajú termíny, stane sa z toho práca na čiastočný úväzok.

Môžem použiť univerzálny rezervačný nástroj s inteligentným zámkom?

Áno, ak si prepojenie postavíte sami: kód na rezervovaný čas, SMS, náhradné riešenie pri offline zámku a mazanie starých kódov. Každý z týchto kúskov je miesto, kde môže zákazník skončiť pred zamknutými dverami.

Ako dlho trvá nastavenie?

Približne mesiac, väčšinou sa čaká na schválenie platobnej brány a návštevu montážnika.