Sådan vælger du et bookingsystem til ubemandet fitness

Et bookingsystem til ubemandet fitness har én opgave, som software til hold og medlemskaber ikke løser: at gøre en betalt booking til en dørkode, der kun virker i det tidsrum, og få den ud til kunden uden dig. Der er tre veje: sende koder manuelt fra låsens app, selv koble et almindeligt bookingværktøj til en lås eller bruge et system bygget til privat fitness pr. time. Manuelle koder er fine til et par bookinger om ugen. Et lokale, der har åbent hele dagen, har brug for, at koden automatisk hænger sammen med betalingen. Nedenfor kan du se, hvor hver løsning knækker, og hvilke spørgsmål du skal stille enhver leverandør, også os.

Mulighed 1: koder manuelt fra låsens app

En kunde booker og betaler på en eller anden måde: en besked, en bankoverførsel, en delt kalender. Du opretter en kode til det bookede tidsrum i låsens app, sender den på sms og sletter den bagefter.

Det fungerer, mens du tester efterspørgslen med et par af en træners klienter. Det knækker hurtigt:

• Mængde. Et lokale med åbent 6.00–22.00 og tidsrum på 60 minutter har op til 15 skift om dagen. Ved en belægning på 50 % er det omkring 225 koder om måneden, over 11 timer af din tid med tre minutter pr. kode.
• Nætter. Nogen booker kl. 23.10 til kl. 6.00. Hvis du sov, står de ved en låst dør, og din telefon ringer.
• Ændringer. Hver flyttet booking betyder, at én kode skal slettes og en anden oprettes. Glemmer du at slette, åbner den gamle kode stadig døren.
• Fejl. En forkert dag, et forkert ciffer, en kode sendt til en ubetalt booking. Over hundredvis af bookinger sker det, og altid når der ikke er nogen i lokalet.
• Ferie. Ingen kan holde fri.

Mulighed 2: et almindeligt bookingværktøj plus en lås

Et almindeligt værktøj til tidsbestilling klarer kalenderen og som regel betalingen. Alt mellem “booking betalt” og “kunden står ved døren” bygger du selv:

• en kode til præcis det bookede tidsrum i låsens format;
• én kode til to tidsrum i træk, ikke to;
• en nødløsning, når låsen er offline;
• sletning af udløbne koder;
• afsendelse af sms gennem en udbyder i dit land;
• at holde rengøringstiden ude af salg;
• fakturaer i dit lands format.

Hver del kan lade sig gøre. Prisen er din tid, et abonnement pr. del og en kæde, hvor ingen har ansvaret, når noget fejler. Når en kode ikke virker kl. 21.00, skal du finde ud af, om fejlen ligger i bookingværktøjet, automatiseringstjenesten eller låsen, mens kunden venter udenfor.

Mulighed 3: et system bygget til privat fitness pr. time

Ét forløb: kunden booker et eksklusivt tidsrum og betaler online, får lige efter bookingen en sms med en tidsbegrænset pinkode, og koden åbner kun døren i tidsrummet. Det er det, Sparekey gør, og sådan kører Chrám pohybu og Fithub.

Spørgsmål til enhver leverandør

Booking og betaling

1. Reserverer én booking hele lokalet eksklusivt?
2. Kan en kunde booke flere tidsrum i træk i én bestilling med én kode?
3. Kan kunderne booke og betale døgnet rundt, uden at nogen skal bekræfte?
4. Hvilken betalingsudbyder og hvilke betalingsmetoder virker i mit land?
5. Kan kunderne selv flytte deres booking, og hvor længe før?

Adgang til døren

6. Får hver booking sin egen kode, der kun virker i det bookede tidsrum?
7. Hvornår får kunden koden?
8. Hvad sker der, når internettet ved døren er nede?
9. Hvilket dørudstyr understøttes, med navn? “De fleste smartlåse” er ikke et svar.
10. Kan kunderne pille ved det anbefalede udstyr?

Driften af lokalet

11. Kan længden på tidsrum og pause indstilles pr. lokation?
12. Kan jeg blokere tid til rengøring, vedligeholdelse eller mine egne klienter, også som gentagne blokeringer?
13. Kan priserne variere efter hverdag eller weekend, tidspunkt på dagen og bestemte datoer?
14. Er rabatkoder og rabat på flere tidsrum indbygget?
15. Kan jeg tilføje flere lokationer, og hvad koster hver?

Penge og data

16. Er der en faktura for hver booking og en CSV-eksport til min revisor?
17. Hvilken statistik er der: belægningsgrad, omsætning pr. ledig time, spidsbelastning, tilbagevendende kunder?
18. Hvor hostes data, og er der en databehandleraftale?

Pris og support

19. Hvad er den samlede pris over tre år: opsætning, månedlige gebyrer, gebyrer pr. booking, sms, tilkøb?
20. Hvem svarer, når en kunde står ved døren kl. 21.00, og koden ikke virker?
21. Hvor lang tid tager opsætningen, og hvad skal jeg levere?

Sådan svarer Sparekey

• Booking (1–5). Hvert tidsrum booker hele lokalet. Flere tidsrum kan ligge i én bestilling med én kode. Kunderne booker og betaler døgnet rundt via Stripe (MobilePay, kort og Apple Pay) og kan selv flytte deres booking indtil 24 timer før.
• Adgang til døren (6–10). Hver booking får lige efter bookingen en tidsbegrænset pinkode på sms. Hvis internettet er nede, og en ny kode ikke kan gemmes, får kunden lokationens reservekode. Vi anbefaler et 2N-kodetastatur med magnetlås, monteret af en fagmand; Nuki er det enklere og billigere alternativ, men den kan ikke sikres godt mod manipulation. Andre låse med tidsbegrænsede pinkoder: spørg os. Se valg af adgangsløsning.
• Driften af lokalet (11–15). Længde på tidsrum, pause, åbningstider og tidszone pr. lokation. Enkeltstående og gentagne blokeringer. Priser efter hverdag eller weekend og tidspunkt på dagen samt bestemte datoer. Rabatkoder og rabat på flere tidsrum. Ubegrænset antal lokationer, som du selv tilføjer.
• Penge og data (16–18). En faktura for hver booking, CSV-eksport og statistik over omsætning, belægningsgrad, omsætning pr. ledig time, spidsbelastning og tilbagevendende kunder. Hostet på vores servere i EU; se sikkerhed og GDPR.
• Pris (19). 7.700 kr. én gang for opsætningen og 140 kr. om måneden for drift (hosting og vedligeholdelse). Sms’er afregnes pr. besked. Flere døre eller en fælles indgang løses under opsætningen uden ekstra omkostning. Se priser.
• Support og opsætning (20–21). Du får fat i et menneske, der kender din opsætning. Regn med cirka en måned, mest til godkendelse hos betalingsudbyderen og installatørens besøg; se opsætning.

Den fulde liste over funktioner står på sådan virker det. Har du andre spørgsmål, så kontakt os.

FAQ

Kan jeg starte med at sende koder manuelt?

Ja, til et par bookinger om ugen, mens der altid er nogen til rådighed. Når der kommer bookinger om natten, og kunderne flytter tider, bliver det et deltidsjob.

Kan jeg bruge et almindeligt værktøj til tidsbestilling med en smartlås?

Ja, hvis du selv bygger forbindelsen: koden til det bookede tidsrum, sms’en, en nødløsning, når låsen er offline, og sletning af gamle koder. Hver del er et sted, hvor en kunde kan ende ved en låst dør.

Hvor lang tid tager opsætningen?

Cirka en måned, mest ventetid på godkendelse hos betalingsudbyderen og installatørens besøg.