Een reserveringssysteem kiezen voor een onbemande gym

Een reserveringssysteem voor een onbemande gym heeft één taak die software voor lessen en lidmaatschappen niet doet: van een betaalde reservering een deurcode maken die alleen voor dat tijdslot werkt, en die bij de klant krijgen zonder jou. Er zijn drie manieren: codes met de hand versturen vanuit de app van het slot, zelf een algemene boekingstool aan een slot koppelen, of een systeem gebruiken dat gemaakt is voor privé gyms per uur. Codes met de hand werken bij een paar reserveringen per week. Een gym die de hele dag open is, heeft een code nodig die automatisch aan de betaling vastzit. Hieronder lees je waar elke aanpak vastloopt en welke vragen je elke leverancier stelt, ook ons.

Optie 1: codes met de hand vanuit de app van het slot

Een klant reserveert en betaalt op de een of andere manier: een bericht, een overschrijving, een gedeelde agenda. Jij maakt in de app van het slot een code voor de gereserveerde tijd, stuurt die per sms en verwijdert hem achteraf.

Dat werkt zolang je de vraag test met een paar trainers en hun cliënten. Het loopt snel vast:

• Volume. Een gym die open is van 6:00 tot 22:00 met tijdsloten van 60 minuten heeft tot 15 wissels per dag. Bij een halve bezetting zijn dat ongeveer 225 codes per maand, ruim 11 uur van je tijd bij drie minuten per code.
• Nachten. Iemand reserveert om 23:10 voor 6:00. Sliep je al, dan staat hij voor een dichte deur en gaat je telefoon.
• Wijzigingen. Elke verplaatste reservering betekent een code verwijderen en een nieuwe maken. Vergeet je het verwijderen, dan opent de oude code de deur nog steeds.
• Fouten. Een verkeerde dag, een verkeerd getypt cijfer, een code voor een onbetaalde reservering. Bij honderden reserveringen gebeurt dat af en toe, en altijd als er niemand in de gym is.
• Vakantie. Niemand kan een dag vrij nemen.

Optie 2: een algemene boekingstool plus een slot

Een algemene afsprakentool regelt de agenda en meestal de betaling. Alles tussen “reservering betaald” en “klant bij de deur” bouw je zelf:

• een code voor precies de gereserveerde tijd, in het formaat van het slot;
• één code voor twee tijdsloten na elkaar, niet twee;
• een terugvaloptie als het slot offline is;
• verlopen codes verwijderen;
• de sms versturen via een aanbieder in je land;
• schoonmaaktijd uit de verkoop houden;
• facturen in het formaat van je land.

Elk onderdeel is mogelijk. Het kost je tijd, een abonnement per onderdeel en een keten waarin niemand verantwoordelijk is voor een storing. Werkt een code om 21:00 niet, dan zoek jij uit of de boekingstool, de automatiseringsdienst of het slot de fout maakt, terwijl de klant buiten wacht.

Optie 3: een systeem gemaakt voor privé gyms per uur

Eén proces: de klant reserveert een exclusief tijdslot en betaalt online, krijgt direct na het reserveren een sms met een tijdgebonden pincode, en de code opent de deur alleen tijdens het tijdslot. Dat doet Sparekey, en zo draaien Chrám pohybu en Fithub.

Vragen voor elke leverancier

Reserveren en betalen

1. Krijgt de klant met één reservering de hele gym voor zich alleen?
2. Kan een klant meerdere tijdsloten na elkaar in één bestelling reserveren, met één code?
3. Kunnen klanten 24/7 reserveren en betalen zonder dat iemand bevestigt?
4. Welke betaalprovider en betaalmethoden werken in mijn land?
5. Kunnen klanten hun reservering zelf verplaatsen, en tot wanneer?

Deurtoegang

6. Krijgt elke reservering een eigen code, die alleen tijdens de gereserveerde tijd geldt?
7. Wanneer krijgt de klant de code?
8. Wat gebeurt er als het internet bij de deur uitvalt?
9. Welke deurhardware wordt ondersteund, met naam? “De meeste slimme sloten” is geen antwoord.
10. Kunnen klanten met de aanbevolen hardware knoeien?

De gym draaiende houden

11. Zijn de lengte van een tijdslot en de buffer per locatie in te stellen?
12. Kan ik tijd blokkeren voor schoonmaak, onderhoud of mijn eigen cliënten, ook terugkerend?
13. Kunnen prijzen verschillen per werkdag of weekend, tijdstip en specifieke datum?
14. Zitten kortingscodes en korting op meerdere tijdsloten erin?
15. Kan ik locaties toevoegen, en wat kost elke locatie?

Geld en gegevens

16. Is er een factuur per reservering en een CSV-export voor mijn boekhouder?
17. Welke statistieken zijn er: bezetting, omzet per beschikbaar uur, piekuren, terugkerende klanten?
18. Waar worden de gegevens gehost, en is er een verwerkersovereenkomst?

Kosten en support

19. Wat is het totaal over drie jaar: installatie, maandbedragen, kosten per reservering, sms, uitbreidingen?
20. Wie neemt op als een klant om 21:00 bij de deur staat en de code niet werkt?
21. Hoe lang duurt de installatie, en wat moet ik aanleveren?

Hoe Sparekey ze beantwoordt

• Reserveren (1–5). Met elk tijdslot reserveert de klant de hele gym. Meerdere tijdsloten passen in één bestelling met één code. Klanten reserveren en betalen 24/7 via Mollie (Bancontact, betaalkaarten en Apple Pay) en verplaatsen hun reservering zelf, tot 24 uur van tevoren.
• Deurtoegang (6–10). Elke reservering krijgt direct na het reserveren een tijdgebonden pincode per sms. Valt het internet uit en kan er geen nieuwe code worden opgeslagen, dan krijgt de klant de reservecode van de locatie. We raden een 2N-keypad met een magneetslot aan, geplaatst door een vakbedrijf; Nuki is het eenvoudigere, goedkopere alternatief, maar is minder goed te beschermen tegen geknoei. Andere sloten met tijdgebonden pincodes: vraag het ons. Zie deurtoegang kiezen.
• De gym draaiende houden (11–15). Lengte van een tijdslot, buffer, openingstijden en tijdzone per locatie. Eenmalige en terugkerende blokkades. Prijzen per werkdag of weekend en tijdstip, plus specifieke datums. Kortingscodes en korting op meerdere tijdsloten. Onbeperkt veel locaties, die je zelf toevoegt.
• Geld en gegevens (16–18). Een factuur per reservering, CSV-export en statistieken voor omzet, bezetting, omzet per beschikbaar uur, piekuren en terugkerende klanten. Gehost op onze servers in de EU; zie beveiliging en AVG.
• Kosten (19). Eenmalig € 990 voor de installatie en € 19 per maand voor beheer (hosting en onderhoud). Sms’jes betaal je per bericht. Meerdere deuren of een gedeelde ingang lossen we bij de installatie op, zonder meerprijs. Zie prijzen.
• Support en installatie (20–21). Je spreekt iemand die jouw installatie kent. Reken op ongeveer een maand, vooral voor de goedkeuring van de betaalprovider en het bezoek van de installateur; zie installatie.

Alle functies staan op zo werkt het. Voor al het andere: neem contact op.

FAQ

Kan ik beginnen met codes met de hand versturen?

Ja, bij een paar reserveringen per week en zolang er altijd iemand bereikbaar is. Zodra er ‘s nachts reserveringen binnenkomen en klanten tijdsloten verplaatsen, wordt het een parttimebaan.

Kan ik een algemene afsprakentool met een slim slot gebruiken?

Ja, als je de koppeling zelf bouwt: de code voor het gereserveerde tijdvenster, de sms, een terugvaloptie als het slot offline is en het verwijderen van oude codes. Bij elk onderdeel kan het misgaan, met een klant voor een dichte deur.

Hoe lang duurt de installatie?

Ongeveer een maand, vooral wachten op de goedkeuring van de betaalprovider en het bezoek van de installateur.