Jak vybrat rezervační systém pro posilovnu bez obsluhy

Rezervační systém pro posilovnu bez obsluhy má jeden úkol, který software pro lekce a permanentky nedělá: ze zaplacené rezervace udělat kód do dveří, který funguje jen pro daný termín, a doručit ho zákazníkovi bez vás. Jsou tři cesty: posílat kódy ručně z aplikace zámku, sami propojit obecný objednávkový nástroj se zámkem, nebo použít systém postavený pro privátní posilovny na hodinu. Ruční kódy stačí na pár rezervací týdně. Posilovna otevřená celý den potřebuje, aby byl kód automaticky navázaný na platbu. Níže najdete, kde která cesta selhává, a otázky, které položit kterémukoli dodavateli, včetně nás.

Možnost 1: kódy ručně z aplikace zámku

Zákazník si nějak zarezervuje a zaplatí: zprávou, bankovním převodem, ve sdíleném kalendáři. Vy v aplikaci zámku vytvoříte kód na rezervovaný čas, pošlete ho SMS a potom ho smažete.

To funguje, dokud s několika trenéry testujete poptávku. Rychle se to ale láme:

• Objem. Posilovna otevřená 6:00–22:00 s 60minutovými termíny má až 15 střídání denně. Při poloviční obsazenosti je to zhruba 225 kódů měsíčně, při třech minutách na kód přes 11 hodin vašeho času.
• Noci. Někdo si ve 23:10 rezervuje 6:00. Pokud jste spali, stojí před zamčenými dveřmi a vám zvoní telefon.
• Změny. Každá přesunutá rezervace znamená jeden kód smazat a jiný vytvořit. Zapomenete smazat a starý kód dveře pořád otevře.
• Chyby. Špatný den, překlep v číslici, kód poslaný k nezaplacené rezervaci. Při stovkách rezervací se něco z toho stane, a vždy když v posilovně nikdo není.
• Dovolená. Nikdo si nemůže vzít volno.

Možnost 2: obecný objednávkový nástroj a zámek

Obecný objednávkový nástroj zvládne kalendář a obvykle i platbu. Všechno mezi „rezervace zaplacena“ a „zákazník u dveří“ si postavíte sami:

• kód přesně na rezervovaný čas, ve formátu, který zámek přijme;
• jeden kód pro dva navazující termíny, ne dva;
• náhradní řešení, když je zámek offline;
• mazání propadlých kódů;
• odeslání SMS přes poskytovatele ve vaší zemi;
• čas na úklid mimo prodej;
• faktury ve formátu vaší země.

Každý z těch dílů jde udělat. Platíte za to vlastním časem, předplatným za každý díl a řetězem, ve kterém za selhání nikdo neodpovídá. Když ve 21:00 nefunguje kód, zjišťujete, jestli je chyba v objednávkovém nástroji, v automatizační službě, nebo v zámku, zatímco zákazník čeká venku.

Možnost 3: systém postavený pro privátní posilovny na hodinu

Jeden tok: zákazník si rezervuje exkluzivní termín a zaplatí online, hned po rezervaci dostane SMS s časově omezeným PIN kódem a kód otevře dveře jen během termínu. To dělá Sparekey a takhle fungují Chrám pohybu a Fithub.

Otázky pro kteréhokoli dodavatele

Rezervace a platba

1. Získá zákazník rezervací celou posilovnu jen pro sebe?
2. Může si zákazník v jedné objednávce rezervovat několik termínů za sebou, s jedním kódem?
3. Mohou zákazníci rezervovat a platit 24/7, aniž by to někdo potvrzoval?
4. Jaká platební brána a jaké platební metody fungují v mé zemi?
5. Mohou si zákazníci rezervaci sami přesunout, a do kdy?

Přístup do dveří

6. Dostane každá rezervace vlastní kód, platný jen po rezervovanou dobu?
7. Kdy zákazník kód dostane?
8. Co se stane, když u dveří nefunguje internet?
9. Jaký hardware na dveře je podporovaný, konkrétně podle názvu? „Většina chytrých zámků“ není odpověď.
10. Mohou zákazníci s doporučeným hardwarem manipulovat?

Provoz posilovny

11. Dá se délka termínu a pauza nastavit pro každou pobočku?
12. Můžu blokovat čas na úklid, údržbu nebo vlastní klienty, včetně opakovaných bloků?
13. Mohou se ceny lišit podle všedního dne a víkendu, denní doby a konkrétního data?
14. Jsou součástí slevové kódy a množstevní slevy?
15. Můžu přidávat další pobočky a kolik každá stojí?

Peníze a data

16. Je ke každé rezervaci faktura a CSV export pro účetní?
17. Jaké jsou k dispozici statistiky: obsazenost, tržba na dostupnou hodinu, špičky, vracející se zákazníci?
18. Kde jsou data uložená a je k dispozici smlouva o zpracování osobních údajů?

Cena a podpora

19. Kolik to stojí celkem za tři roky: nastavení, měsíční poplatky, poplatky za rezervaci, SMS, doplňky?
20. Kdo to řeší, když zákazník stojí ve 21:00 u dveří a kód nefunguje?
21. Jak dlouho trvá nastavení a co k němu musím dodat?

Jak na ně odpovídá Sparekey

• Rezervace (1–5). Při každém termínu má zákazník celou posilovnu jen pro sebe. Několik termínů se vejde do jedné objednávky s jedním kódem. Zákazníci rezervují a platí 24/7 přes GoPay (karty, online bankovní převod, Apple Pay a Google Pay) a rezervaci si sami přesunou nejpozději 24 hodin předem.
• Přístup do dveří (6–10). Každá rezervace dostane hned po rezervaci SMS s časově omezeným PIN kódem. Pokud nefunguje internet a nový kód nejde uložit, zákazník dostane záložní kód pobočky. Doporučujeme klávesnici 2N s elektromagnetickým zámkem od odborné montážní firmy; Nuki je jednodušší a levnější alternativa, ale proti manipulaci nejde dobře zabezpečit. Jiné zámky s časově omezenými PIN kódy: zeptejte se nás. Viz jak vybrat přístup do dveří.
• Provoz posilovny (11–15). Délka termínu, pauza, otevírací doba a časové pásmo pro každou pobočku. Jednorázové i opakované bloky. Ceny podle všedního dne nebo víkendu a denní doby, k tomu konkrétní data. Slevové kódy a množstevní slevy. Neomezený počet poboček, které si přidáváte sami.
• Peníze a data (16–18). Faktura ke každé rezervaci, CSV export a statistiky tržeb, obsazenosti, tržby na dostupnou hodinu, špiček a vracejících se zákazníků. Hosting na našich serverech v EU; viz bezpečnost a GDPR.
• Cena (19). 24 900 Kč jednorázově za nastavení a 1 200 Kč měsíčně za Provoz (hosting, údržba a jméno odesílatele SMS). SMS se účtují za každou zprávu. Více dveří nebo společný vchod do budovy vyřešíme při nastavení bez příplatku. Viz ceník.
• Podpora a nastavení (20–21). Mluvíte s člověkem, který vaše nastavení zná. Počítejte zhruba s měsícem, hlavně kvůli schválení platební brány a návštěvě montážní firmy; viz průběh nasazení.

Všechny funkce najdete na stránce jak to funguje. S čímkoli dalším se nám ozvěte.

Časté dotazy

Můžu začít posíláním kódů ručně?

Ano, při pár rezervacích týdně a když je vždy někdo k dispozici. Jakmile začnou přicházet rezervace v noci a zákazníci budou termíny přesouvat, stane se z toho práce na částečný úvazek.

Můžu použít obecný objednávkový nástroj s chytrým zámkem?

Ano, pokud si propojení postavíte sami: kód na rezervovaný čas, SMS, náhradní řešení, když je zámek offline, a mazání starých kódů. Každý z těch dílů je místo, kde může zákazník skončit před zamčenými dveřmi.

Jak dlouho trvá nastavení?

Zhruba měsíc, hlavně kvůli čekání na schválení platební brány a návštěvu montážní firmy.