Välja bokningssystem för ett obemannat gym

Ett bokningssystem för ett obemannat gym har en uppgift som system för pass och medlemskap inte sköter: att göra en betald bokning till en dörrkod som bara fungerar under den bokade tiden, och få fram den till kunden utan dig. Det finns tre vägar: skicka koder för hand från låsets app, koppla ihop ett allmänt bokningsverktyg med ett lås själv, eller använda ett system byggt för privata gym som hyrs per timme. Koder för hand fungerar för några bokningar i veckan. Ett gym som har öppet hela dagen behöver att koden kopplas till betalningen automatiskt. Här är var varje väg brister och vilka frågor du ska ställa till alla leverantörer, oss inräknade.

Väg 1: koder för hand från låsets app

En kund bokar och betalar på något sätt: ett meddelande, en banköverföring, en delad kalender. Du skapar en kod för den bokade tiden i låsets app, skickar den via sms och raderar den efteråt.

Det fungerar medan du testar efterfrågan med några tränarkunder. Det går snabbt sönder:

• Volym. Ett gym som har öppet 6.00–22.00 med tider på 60 minuter har upp till 15 byten om dagen. Vid halv beläggning blir det omkring 225 koder i månaden, över 11 timmar av din tid med tre minuter per kod.
• Nätter. Någon bokar 23.10 till 6.00. Om du sov står hen vid en låst dörr och din telefon ringer.
• Ändringar. Varje flyttad bokning innebär att radera en kod och skapa en ny. Glömmer du att radera öppnar den gamla koden fortfarande dörren.
• Misstag. Fel dag, en felskriven siffra, en kod skickad för en obetald bokning. Bland hundratals bokningar händer det, och alltid när ingen är på gymmet.
• Ledighet. Ingen kan ta en dag ledigt.

Väg 2: ett allmänt bokningsverktyg plus ett lås

Ett allmänt verktyg för tidsbokning sköter kalendern och oftast betalningen. Allt mellan “bokningen är betald” och “kunden står vid dörren” bygger du själv:

• en kod för exakt den bokade tiden, i låsets format;
• en kod för två tider i rad, inte två;
• en reservlösning när låset är offline;
• radering av utgångna koder;
• sms via en leverantör i ditt land;
• att städtid inte går att boka;
• fakturor i det format som gäller i ditt land.

Varje del går att lösa. Priset är din tid, ett abonnemang per del och en kedja där ingen äger felet. När en kod inte fungerar klockan 21.00 får du reda ut om det är bokningsverktyget, automatiseringstjänsten eller låset som krånglar, medan kunden väntar utanför.

Väg 3: ett system byggt för privata gym per timme

Ett enda flöde: kunden bokar en exklusiv tid och betalar online, får direkt efter bokningen ett sms med en tidsbegränsad pinkod, och koden öppnar dörren bara under den bokade tiden. Det är vad Sparekey gör, och så drivs Chrám pohybu och Fithub.

Frågor att ställa till alla leverantörer

Bokning och betalning

1. Reserverar en bokning hela gymmet exklusivt?
2. Kan en kund boka flera tider i rad i en beställning, med en kod?
3. Kan kunderna boka och betala dygnet runt utan att någon bekräftar?
4. Vilken betalleverantör och vilka betalsätt fungerar i mitt land?
5. Kan kunderna flytta sin bokning själva, och fram till när?

Dörråtkomst

6. Får varje bokning en egen kod som bara gäller under den bokade tiden?
7. När får kunden koden?
8. Vad händer när internet vid dörren ligger nere?
9. Vilken låsutrustning stöds, med namn? “De flesta smarta lås” är inget svar.
10. Kan kunderna manipulera den rekommenderade låsutrustningen?

Driften av gymmet

11. Går tidens längd och bufferten att ställa in per lokal?
12. Kan jag blockera tid för städning, underhåll eller egna klienter, även återkommande?
13. Kan priserna skilja sig mellan vardag och helg, tid på dygnet och enskilda datum?
14. Finns rabattkoder och rabatt för flera tider inbyggda?
15. Kan jag lägga till fler lokaler, och vad kostar varje lokal?

Pengar och data

16. Finns det en faktura för varje bokning och en CSV-export till min redovisningskonsult?
17. Vilken statistik finns: beläggning, intäkt per tillgänglig timme, högtrafiktimmar, återkommande kunder?
18. Var lagras data, och finns ett personuppgiftsbiträdesavtal?

Kostnad och support

19. Vad blir totalen på tre år: uppstart, månadsavgifter, avgifter per bokning, sms, tillägg?
20. Vem svarar när en kund står vid dörren klockan 21.00 och koden inte fungerar?
21. Hur lång tid tar uppstarten, och vad behöver jag bidra med?

Så svarar Sparekey

• Bokning (1–5). Varje tid bokar hela gymmet. Flera tider ryms i en beställning med en kod. Kunderna bokar och betalar dygnet runt via Stripe (Swish, Klarna och kort) och flyttar själva sin bokning fram till 24 timmar i förväg.
• Dörråtkomst (6–10). Varje bokning får en tidsbegränsad pinkod via sms direkt efter bokningen. Om internet ligger nere och en ny kod inte kan sparas får kunden lokalens reservkod. Vi rekommenderar en 2N-knappsats med magnetlås, monterad av en professionell installatör. Nuki är det enklare och billigare alternativet, men det går inte att skydda väl mot manipulering. Andra lås med tidsbegränsade pinkoder: fråga oss. Se dörr och lås.
• Driften av gymmet (11–15). Tidens längd, buffert, öppettider och tidszon per lokal. Enstaka och återkommande blockeringar. Priser efter vardag eller helg och tid på dygnet, plus enskilda datum. Rabattkoder och rabatt för flera tider. Obegränsat antal lokaler, som du lägger till själv.
• Pengar och data (16–18). En faktura för varje bokning, CSV-export och statistik över intäkter, beläggning, intäkt per tillgänglig timme, högtrafiktimmar och återkommande kunder. Allt lagras på våra servrar i EU. Se säkerhet och GDPR.
• Kostnad (19). 11 500 kr en gång för uppstarten och 290 kr per månad för drift (hosting, underhåll och ditt sms-avsändarnamn). Sms debiteras per meddelande. Flera dörrar eller en gemensam entré löser vi vid uppstarten utan extra kostnad. Se priser.
• Support och uppstart (20–21). Du når en person som känner till just ditt system. Räkna med ungefär en månad, främst för betalleverantörens godkännande och installatörens besök. Se uppstart.

Hela funktionslistan finns i så fungerar det. För allt annat, kontakta oss.

Vanliga frågor

Kan jag börja med att skicka koder för hand?

Ja, för några bokningar i veckan medan någon alltid är nåbar. När bokningar kommer in på natten och kunderna flyttar tider blir det ett deltidsjobb.

Kan jag använda ett allmänt bokningsverktyg med ett smart lås?

Ja, om du bygger kopplingen själv: koden för den bokade tiden, sms:et, en reservlösning när låset är offline och radering av gamla koder. Varje del är ett ställe där en kund kan bli stående vid en låst dörr.

Hur lång tid tar uppstarten?

Ungefär en månad, mest väntan på betalleverantörens godkännande och installatörens besök.