Un logiciel de réservation pour une salle sans personnel a une mission que les logiciels de cours et d’abonnements ne remplissent pas : transformer une réservation payée en un code d’accès valable uniquement pour ce créneau, et le faire parvenir au client sans vous. Il y a trois façons de s’y prendre : envoyer les codes à la main depuis l’application de la serrure, relier vous-même un outil de réservation générique à une serrure, ou utiliser un système conçu pour les salles privatives à l’heure. Les codes manuels suffisent pour quelques réservations par semaine. Une salle ouverte toute la journée a besoin d’un code lié automatiquement au paiement. Voici où chaque approche casse, et les questions à poser à tout éditeur, nous compris.
Option 1 : des codes à la main depuis l’application de la serrure
Un client réserve et paie d’une manière ou d’une autre : un message, un virement, un agenda partagé. Vous créez dans l’application de la serrure un code pour l’horaire réservé, vous l’envoyez par SMS et vous le supprimez ensuite.
Cela fonctionne tant que vous testez la demande avec quelques clients de coachs. Cela casse vite :
- Le volume. Une salle ouverte de 6 h à 22 h avec des créneaux de 60 minutes compte jusqu’à 15 changements par jour. À 50 % d’occupation, cela fait environ 225 codes par mois, soit plus de 11 heures de votre temps à trois minutes chacun.
- Les nuits. Quelqu’un réserve à 23 h 10 pour 6 h. Si vous dormiez, il se retrouve devant une porte fermée et votre téléphone sonne.
- Les modifications. Chaque réservation déplacée oblige à supprimer un code et à en créer un autre. Oubliez la suppression, et l’ancien code ouvre toujours la porte.
- Les erreurs. Un mauvais jour, un chiffre mal tapé, un code envoyé pour une réservation non payée. Sur des centaines de réservations, cela arrive, toujours quand personne n’est à la salle.
- Les vacances. Personne ne peut prendre un jour de repos.
Option 2 : un outil de réservation générique et une serrure
Un outil de prise de rendez-vous générique gère l’agenda et en général le paiement. Tout ce qui se passe entre « réservation payée » et « client devant la porte », c’est à vous de le construire :
- un code pour exactement l’horaire réservé, au format de la serrure ;
- un seul code pour deux créneaux consécutifs, pas deux ;
- une solution de repli quand la serrure est hors ligne ;
- la suppression des codes expirés ;
- l’envoi du SMS par un prestataire de votre pays ;
- le ménage retiré de la vente ;
- des factures au format de votre pays.
Chaque élément est faisable. Le prix, c’est votre temps, un abonnement par élément, et une chaîne où personne n’est responsable de la panne. Quand un code ne fonctionne pas à 21 h, c’est vous qui cherchez si la faute vient de l’outil de réservation, du service d’automatisation ou de la serrure, pendant que le client attend dehors.
Option 3 : un système conçu pour les salles privatives à l’heure
Un seul parcours : le client réserve un créneau en exclusivité et paie en ligne, reçoit juste après la réservation un SMS avec un code PIN limité dans le temps, et ce code n’ouvre la porte que pendant le créneau. C’est ce que fait Sparekey, et c’est ainsi que fonctionnent Chrám pohybu et Fithub.
Les questions à poser à tout éditeur
Réservation et paiement
- Une réservation bloque-t-elle toute la salle en exclusivité ?
- Un client peut-il réserver plusieurs créneaux consécutifs dans une seule commande, avec un seul code ?
- Les clients peuvent-ils réserver et payer 24 h/24, sans que personne ne confirme ?
- Quelle passerelle de paiement et quels moyens de paiement fonctionnent dans mon pays ?
- Les clients peuvent-ils déplacer eux-mêmes leur réservation, et jusqu’à quand ?
Accès à la porte
- Chaque réservation a-t-elle son propre code, valable uniquement pendant l’horaire réservé ?
- Quand le client reçoit-il le code ?
- Que se passe-t-il quand internet est coupé à la porte ?
- Quel matériel de porte est pris en charge, nommément ? « La plupart des serrures connectées » n’est pas une réponse.
- Les clients peuvent-ils manipuler le matériel recommandé ?
Gestion de la salle
- La durée des créneaux et le temps tampon sont-ils réglables par site ?
- Puis-je bloquer du temps pour le ménage, l’entretien ou mes propres clients, y compris de façon récurrente ?
- Les prix peuvent-ils varier entre semaine et week-end, selon l’heure et selon une date précise ?
- Les codes promo et les remises sur plusieurs créneaux sont-ils intégrés ?
- Puis-je ajouter d’autres sites, et combien coûte chacun ?
Argent et données
- Y a-t-il une facture pour chaque réservation et un export CSV pour mon expert-comptable ?
- Quelles statistiques sont disponibles : taux d’occupation, chiffre d’affaires par heure disponible, heures de pointe, clients fidèles ?
- Où les données sont-elles hébergées, et existe-t-il un contrat de sous-traitance ?
Coût et assistance
- Quel est le total sur trois ans : mise en place, frais mensuels, frais par réservation, SMS, options ?
- Qui répond quand un client est devant la porte à 21 h et que le code ne fonctionne pas ?
- Combien de temps dure la mise en place, et que dois-je fournir ?
Les réponses de Sparekey
- Réservation (1–5). Chaque créneau réserve toute la salle. Plusieurs créneaux tiennent dans une seule commande, avec un seul code. Les clients réservent et paient 24 h/24 via Stripe (carte bancaire, Apple Pay, Google Pay et PayPal), et déplacent eux-mêmes leur réservation jusqu’à 24 heures avant.
- Accès à la porte (6–10). Chaque réservation reçoit par SMS, juste après la réservation, un code PIN limité dans le temps. Si internet est coupé et qu’un nouveau code ne peut pas être enregistré, le client reçoit le code de secours du site. Nous recommandons un clavier 2N avec une ventouse électromagnétique, posé par un professionnel ; Nuki est l’alternative plus simple et moins chère, mais elle se protège mal contre les manipulations. Autres serrures avec codes PIN limités dans le temps : demandez-nous. Voir choisir l’accès à la porte.
- Gestion de la salle (11–15). Durée des créneaux, temps tampon, horaires d’ouverture et fuseau horaire par site. Blocages ponctuels et récurrents. Prix selon semaine ou week-end et selon l’heure, plus des dates précises. Codes promo et remises sur plusieurs créneaux. Sites illimités, que vous ajoutez vous-même.
- Argent et données (16–18). Une facture pour chaque réservation, un export CSV, et des statistiques sur le chiffre d’affaires, le taux d’occupation, le chiffre d’affaires par heure disponible, les heures de pointe et les clients fidèles. Hébergement sur nos serveurs dans l’UE ; voir sécurité et RGPD.
- Coût (19). 990 € une fois pour la mise en place et 26 € par mois pour l’exploitation (hébergement, maintenance et votre nom d’expéditeur SMS). Les SMS sont facturés à l’unité. Plusieurs portes ou une entrée d’immeuble commune se règlent lors de la mise en place, sans surcoût. Voir les tarifs.
- Assistance et mise en place (20–21). Vous joignez une personne qui connaît votre installation. Comptez environ un mois, surtout pour la validation de la passerelle de paiement et le passage de l’installateur ; voir la mise en place.
La liste complète des fonctionnalités se trouve sur la page fonctionnement. Pour toute autre question, contactez-nous.
FAQ
Puis-je commencer en envoyant les codes à la main ?
Oui, pour quelques réservations par semaine, tant que quelqu’un est toujours joignable. Dès que les réservations arrivent la nuit et que les clients déplacent leurs créneaux, cela devient un emploi à temps partiel.
Puis-je utiliser un outil de rendez-vous générique avec une serrure connectée ?
Oui, si vous construisez vous-même la liaison : le code pour l’horaire réservé, le SMS, une solution de repli quand la serrure est hors ligne et la suppression des anciens codes. Chacun de ces éléments est un endroit où un client peut se retrouver devant une porte fermée.
Combien de temps dure la mise en place ?
Environ un mois, surtout pour attendre la validation de la passerelle de paiement et le passage de l’installateur.