Cómo elegir un sistema de reservas para un gimnasio sin personal

Un sistema de reservas para un gimnasio sin personal tiene una tarea que el software de clases y de gimnasios con cuota no hace: convertir una reserva pagada en un código de acceso que solo funciona durante esa franja y hacérselo llegar al cliente sin que intervengas tú. Hay tres caminos: enviar los códigos a mano desde la app de la cerradura, conectar tú mismo una herramienta de reservas genérica con la cerradura o usar un sistema hecho para gimnasios privados por horas. Los códigos a mano valen para unas pocas reservas a la semana. Un gimnasio abierto todo el día necesita que el código vaya unido al pago de forma automática. A continuación, dónde falla cada opción y qué preguntar a cualquier proveedor, también a nosotros.

Opción 1: códigos a mano desde la app de la cerradura

El cliente reserva y paga como puede: un mensaje, una transferencia, un calendario compartido. Tú creas en la app de la cerradura un código para la hora reservada, se lo envías por SMS y después lo borras.

Funciona mientras pruebas la demanda con unos pocos entrenadores como clientes. Pero falla pronto:

• Volumen. Un gimnasio abierto de 6:00 a 22:00 con franjas de 60 minutos tiene hasta 15 cambios al día. Con la mitad de ocupación son unos 225 códigos al mes, más de 11 horas de tu tiempo a tres minutos cada uno.
• Noches. Alguien reserva a las 23:10 para las 6:00. Si estabas durmiendo, se queda delante de una puerta cerrada y te suena el teléfono.
• Cambios. Cada reserva movida significa borrar un código y crear otro. Si olvidas borrarlo, el código antiguo sigue abriendo la puerta.
• Errores. Un día equivocado, un dígito mal escrito, un código enviado para una reserva sin pagar. Entre cientos de reservas alguno ocurre, y siempre cuando no hay nadie en el gimnasio.
• Vacaciones. Nadie puede tomarse un día libre.

Opción 2: una herramienta de reservas genérica más una cerradura

Una herramienta genérica de citas se ocupa del calendario y normalmente del pago. Todo lo que hay entre «reserva pagada» y «cliente en la puerta» lo montas tú:

• un código exactamente para la hora reservada, en el formato de la cerradura;
• un solo código para dos franjas seguidas, no dos;
• una alternativa cuando la cerradura está desconectada;
• borrar los códigos caducados;
• enviar el SMS a través de un proveedor de tu país;
• dejar el tiempo de limpieza fuera de la venta;
• facturas en el formato de tu país.

Cada pieza es posible. El coste es tu tiempo, una suscripción por pieza y una cadena en la que nadie se hace cargo del fallo. Cuando un código no funciona a las 21:00, tienes que averiguar si falla la herramienta de reservas, el servicio de automatización o la cerradura mientras el cliente espera fuera.

Opción 3: un sistema hecho para gimnasios privados por horas

Un único flujo: el cliente reserva una franja en exclusiva y paga online, justo después de reservar recibe un SMS con un PIN temporal y el código abre la puerta solo durante la franja. Eso es lo que hace Sparekey, y así funcionan Chrám pohybu y Fithub.

Qué preguntar a cualquier proveedor

Reserva y pago

1. ¿Una reserva bloquea todo el gimnasio en exclusiva?
2. ¿Puede un cliente reservar varias franjas seguidas en un solo pedido, con un solo código?
3. ¿Pueden los clientes reservar y pagar 24/7 sin que nadie confirme?
4. ¿Qué pasarela y qué métodos de pago funcionan en mi país?
5. ¿Pueden los clientes mover su propia reserva, y hasta cuándo?

Acceso a la puerta

6. ¿Cada reserva recibe su propio código, válido solo durante el tiempo reservado?
7. ¿Cuándo recibe el cliente el código?
8. ¿Qué pasa cuando en la puerta no hay internet?
9. ¿Qué hardware de puerta es compatible, con nombre? «La mayoría de cerraduras inteligentes» no es una respuesta.
10. ¿Pueden los clientes manipular el hardware recomendado?

Gestión del gimnasio

11. ¿Se pueden configurar la duración de la franja y el margen para cada local?
12. ¿Puedo bloquear tiempo para limpieza, mantenimiento o mis propios clientes, también con bloqueos que se repiten?
13. ¿Pueden variar los precios entre semana y fin de semana, por hora del día y por fecha concreta?
14. ¿Incluye códigos de descuento y descuentos por varias franjas?
15. ¿Puedo añadir más locales, y cuánto cuesta cada uno?

Dinero y datos

16. ¿Hay una factura por cada reserva y una exportación CSV para mi gestoría?
17. ¿Qué estadísticas hay: ocupación, ingresos por hora disponible, horas punta, clientes que repiten?
18. ¿Dónde se alojan los datos, y hay un contrato de encargo del tratamiento?

Coste y soporte

19. ¿Cuál es el total a tres años: puesta en marcha, cuotas mensuales, comisiones por reserva, SMS, extras?
20. ¿Quién contesta cuando un cliente está en la puerta a las 21:00 y el código no funciona?
21. ¿Cuánto dura la puesta en marcha y qué tengo que aportar yo?

Cómo las responde Sparekey

• Reserva (1–5). Cada franja reserva todo el gimnasio. Varias franjas caben en un pedido con un solo código. Los clientes reservan y pagan 24/7 con Stripe (tarjetas, Apple Pay y Google Pay) y mueven su propia reserva hasta 24 horas antes.
• Acceso a la puerta (6–10). Justo después de reservar, cada reserva recibe por SMS un PIN temporal. Si no hay internet y no se puede guardar un código nuevo, el cliente recibe el código de respaldo del local. Recomendamos un teclado 2N con cerradura electromagnética, instalado por un profesional; Nuki es la alternativa más sencilla y barata, pero no se puede proteger bien contra la manipulación. Otras cerraduras con códigos PIN temporales: pregúntanos. Consulta cómo elegir el acceso a la puerta.
• Gestión del gimnasio (11–15). Duración de la franja, margen, horario y zona horaria por local. Bloqueos puntuales y periódicos. Precios por día laborable o fin de semana y por hora del día, además de fechas concretas. Códigos de descuento y descuentos por varias franjas. Locales ilimitados, que añades tú mismo.
• Dinero y datos (16–18). Una factura por cada reserva, exportación CSV y estadísticas de ingresos, ocupación, ingresos por hora disponible, horas punta y clientes que repiten. Alojamiento en nuestros servidores en la UE; consulta seguridad y RGPD.
• Coste (19). 990 € de puesta en marcha y 19 € al mes de servicio (alojamiento y mantenimiento). Los SMS se cobran por mensaje. Varias puertas o una entrada compartida se resuelven durante la puesta en marcha sin coste adicional. Consulta los precios.
• Soporte y puesta en marcha (20–21). Hablas con una persona que conoce tu instalación. Cuenta con alrededor de un mes, sobre todo por la aprobación de la pasarela de pago y la visita del instalador; consulta puesta en marcha.

La lista completa de funciones está en cómo funciona. Para cualquier otra cosa, escríbenos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo empezar enviando los códigos a mano?

Sí, con unas pocas reservas a la semana y si siempre hay alguien disponible. En cuanto llegan reservas de noche y los clientes cambian de franja, se convierte en un trabajo a media jornada.

¿Puedo usar una herramienta de citas genérica con una cerradura inteligente?

Sí, si construyes tú la conexión: el código para el intervalo reservado, el SMS, una alternativa cuando la cerradura está desconectada y el borrado de los códigos antiguos. Cada pieza es un punto en el que un cliente puede acabar delante de una puerta cerrada.

¿Cuánto dura la puesta en marcha?

Alrededor de un mes, sobre todo esperando la aprobación de la pasarela de pago y la visita del instalador.