Come scegliere un sistema di prenotazione per palestra senza personale

Un sistema di prenotazione per una palestra senza personale ha un compito che i software per corsi e abbonamenti non svolgono: trasformare una prenotazione pagata in un codice della porta valido solo per quello slot, e farlo arrivare al cliente senza di te. Le strade sono tre: mandare i codici a mano dall’app della serratura, collegare tu stesso un’agenda online generica a una serratura, oppure usare un sistema fatto per palestre private a ore. I codici a mano vanno bene per qualche prenotazione a settimana. Una palestra aperta tutto il giorno ha bisogno che il codice sia legato in automatico al pagamento. Qui sotto trovi dove si inceppa ciascun approccio e le domande da fare a ogni fornitore, noi compresi.

Opzione 1: codici a mano dall’app della serratura

Il cliente prenota e paga in qualche modo: un messaggio, un bonifico, un calendario condiviso. Tu crei nell’app della serratura un codice per l’orario prenotato, lo mandi via SMS e poi lo cancelli.

Funziona finché stai testando la domanda con qualche personal trainer e i suoi clienti. Poi si rompe in fretta:

• Volume. Una palestra aperta dalle 6:00 alle 22:00 con slot da 60 minuti ha fino a 15 cambi al giorno. Con metà occupazione sono circa 225 codici al mese, più di 11 ore del tuo tempo a tre minuti l’uno.
• Notte. Qualcuno prenota alle 23:10 per le 6:00. Se dormivi, resta davanti a una porta chiusa e il tuo telefono squilla.
• Modifiche. Ogni prenotazione spostata vuol dire cancellare un codice e crearne un altro. Se dimentichi la cancellazione, il vecchio codice apre ancora la porta.
• Errori. Il giorno sbagliato, una cifra digitata male, un codice mandato per una prenotazione non pagata. Su centinaia di prenotazioni qualcuno capita, sempre quando in palestra non c’è nessuno.
• Ferie. Nessuno può prendersi un giorno libero.

Opzione 2: un’agenda online generica più una serratura

Un’agenda online generica gestisce il calendario e di solito il pagamento. Tutto quello che sta tra “prenotazione pagata” e “cliente davanti alla porta” lo costruisci tu:

• un codice esattamente per l’orario prenotato, nel formato della serratura;
• un unico codice per due slot consecutivi, non due;
• un piano B quando la serratura è offline;
• la cancellazione dei codici scaduti;
• l’invio dell’SMS tramite un fornitore nel tuo paese;
• tenere il tempo per la pulizia fuori vendita;
• fatture nel formato del tuo paese.

Ogni pezzo è fattibile. Il costo è il tuo tempo, un abbonamento per ogni pezzo e una catena in cui nessuno è responsabile del guasto. Quando alle 21:00 un codice non funziona, tocca a te capire se è colpa dell’agenda, del servizio di automazione o della serratura, mentre il cliente aspetta fuori.

Opzione 3: un sistema fatto per palestre private a ore

Un unico flusso: il cliente prenota uno slot in esclusiva e paga online, subito dopo riceve un SMS con un PIN a tempo, e il codice apre la porta solo durante lo slot. È quello che fa Sparekey, ed è così che funzionano Chrám pohybu e Fithub.

Le domande da fare a ogni fornitore

Prenotazione e pagamento

1. Una prenotazione riserva l’intera palestra in esclusiva?
2. Un cliente può prenotare più slot consecutivi in un unico ordine, con un solo codice?
3. I clienti possono prenotare e pagare 24 ore su 24 senza che nessuno confermi?
4. Quale fornitore di pagamenti e quali metodi funzionano nel mio paese?
5. I clienti possono spostare da soli la prenotazione, e fino a quando?

Accesso alla porta

6. Ogni prenotazione ha il suo codice, valido solo per l’orario prenotato?
7. Quando riceve il codice il cliente?
8. Cosa succede quando alla porta manca internet?
9. Quale hardware per la porta è supportato, con nome e modello? “La maggior parte delle serrature smart” non è una risposta.
10. I clienti possono manomettere l’hardware consigliato?

Gestione della palestra

11. Durata dello slot e pausa si impostano per ogni sede?
12. Posso bloccare tempo per pulizia, manutenzione o i miei clienti, anche con blocchi ricorrenti?
13. I prezzi possono variare tra feriali e weekend, per fascia oraria e per data specifica?
14. Codici sconto e sconti per più slot sono inclusi?
15. Posso aggiungere altre sedi, e quanto costa ciascuna?

Soldi e dati

16. C’è una fattura per ogni prenotazione e un export CSV per il commercialista?
17. Quali statistiche ci sono: occupazione, incasso per ora disponibile, ore di punta, clienti che tornano?
18. Dove sono ospitati i dati, e c’è un accordo sul trattamento dei dati?

Costi e assistenza

19. Qual è il totale su tre anni: configurazione, canoni mensili, commissioni per prenotazione, SMS, moduli aggiuntivi?
20. Chi risponde quando alle 21:00 un cliente è davanti alla porta e il codice non funziona?
21. Quanto dura l’attivazione, e cosa devo fornire io?

Come risponde Sparekey

• Prenotazione (1–5). Ogni slot riserva l’intera palestra. Più slot stanno in un unico ordine con un solo codice. I clienti prenotano e pagano 24 ore su 24 tramite Stripe (carte, PayPal, Apple Pay e Google Pay) e spostano da soli la prenotazione fino a 24 ore prima.
• Accesso alla porta (6–10). Ogni prenotazione riceve via SMS un PIN a tempo subito dopo la prenotazione. Se manca internet e non si riesce a memorizzare un nuovo codice, il cliente riceve il codice di riserva della sede. Consigliamo una tastiera 2N con elettromagnete, installata da un professionista; Nuki è l’alternativa più semplice ed economica, ma non si può proteggere bene dalle manomissioni. Altre serrature con codici PIN a tempo: chiedici. Vedi scegliere l’accesso alla porta.
• Gestione della palestra (11–15). Durata dello slot, pausa, orari di apertura e fuso orario per ogni sede. Blocchi singoli e ricorrenti. Prezzi per feriali o weekend e fascia oraria, più date specifiche. Codici sconto e sconti per più slot. Sedi illimitate, che aggiungi da solo.
• Soldi e dati (16–18). Una fattura per ogni prenotazione, export CSV e statistiche su incassi, occupazione, incasso per ora disponibile, ore di punta e clienti che tornano. Ospitato sui nostri server nell’UE; vedi sicurezza e GDPR.
• Costi (19). 990 € una tantum per la configurazione e 26 € al mese per la Gestione (hosting, manutenzione e il tuo nome mittente SMS). Gli SMS si pagano a messaggio. Più porte o un ingresso condominiale si risolvono durante la configurazione senza costi aggiuntivi. Vedi prezzi.
• Assistenza e attivazione (20–21). Parli con una persona che conosce la tua configurazione. Conta circa un mese, soprattutto per l’approvazione del fornitore di pagamenti e il sopralluogo dell’installatore; vedi attivazione.

L’elenco completo delle funzioni è in come funziona. Per tutto il resto, scrivici.

Domande frequenti

Posso iniziare mandando i codici a mano?

Sì, per qualche prenotazione a settimana e se c’è sempre qualcuno disponibile. Quando le prenotazioni arrivano di notte e i clienti spostano gli slot, diventa un lavoro part-time.

Posso usare un’agenda online generica con una serratura smart?

Sì, se il collegamento lo costruisci tu: il codice per la finestra prenotata, l’SMS, un piano B quando la serratura è offline e la cancellazione dei vecchi codici. Ognuno di questi pezzi è un punto in cui un cliente può ritrovarsi davanti a una porta chiusa.

Quanto dura l’attivazione?

Circa un mese, soprattutto in attesa dell’approvazione del fornitore di pagamenti e del sopralluogo dell’installatore.