Buchungssystem für ein Gym ohne Personal auswählen

Ein Buchungssystem für ein Gym ohne Personal hat eine Aufgabe, die Software für Kurse und Mitgliedschaften nicht erfüllt: aus einer bezahlten Buchung einen Zugangscode machen, der nur für diesen Slot gilt, und ihn ohne dich zum Kunden bringen. Dafür gibt es drei Wege: Codes von Hand aus einer Schloss-App verschicken, ein allgemeines Buchungstool selbst mit einem Schloss verbinden oder ein System nutzen, das für Private Gyms auf Stundenbasis gebaut ist. Codes von Hand reichen für ein paar Buchungen pro Woche. Ein Gym, das den ganzen Tag offen ist, braucht einen Code, der automatisch an die Zahlung gekoppelt ist. Unten steht, wo jede Variante an ihre Grenzen kommt, und welche Fragen du jedem Anbieter stellen solltest, uns eingeschlossen.

Variante 1: Codes von Hand aus der Schloss-App

Ein Kunde bucht und bezahlt irgendwie: per Nachricht, Überweisung oder geteiltem Kalender. Du legst in der Schloss-App einen Code für die gebuchte Zeit an, schickst ihn per SMS und löschst ihn danach.

Das funktioniert, solange du mit ein paar Trainingskunden die Nachfrage testest. Es kippt schnell:

• Menge. Ein Gym, das von 6:00 bis 22:00 Uhr mit 60-Minuten-Slots offen ist, hat bis zu 15 Wechsel am Tag. Bei halber Auslastung sind das rund 225 Codes im Monat, bei drei Minuten pro Code über 11 Stunden deiner Zeit.
• Nächte. Jemand bucht um 23:10 Uhr für 6:00 Uhr. Wenn du geschlafen hast, steht er vor einer verschlossenen Tür und dein Telefon klingelt.
• Änderungen. Jede verschobene Buchung heißt: einen Code löschen, einen neuen anlegen. Vergisst du das Löschen, öffnet der alte Code die Tür weiterhin.
• Fehler. Ein falscher Tag, eine vertippte Ziffer, ein Code für eine unbezahlte Buchung. Bei Hunderten Buchungen passiert so etwas, und zwar immer dann, wenn niemand im Gym ist.
• Urlaub. Niemand kann einen Tag freinehmen.

Variante 2: ein allgemeines Buchungstool plus Schloss

Ein allgemeines Terminbuchungstool übernimmt den Kalender und meist auch die Zahlung. Alles zwischen „Buchung bezahlt“ und „Kunde steht vor der Tür“ baust du selbst:

• einen Code für genau die gebuchte Zeit, im Format des Schlosses;
• einen Code für zwei Slots hintereinander, nicht zwei;
• einen Notfallplan, wenn das Schloss offline ist;
• das Löschen abgelaufener Codes;
• den SMS-Versand über einen Anbieter in deinem Land;
• das Sperren der Reinigungszeit für Buchungen;
• Rechnungen im Format deines Landes.

Jedes Teil ist machbar. Der Preis ist deine Zeit, ein Abo pro Baustein und eine Kette, in der niemand für den Fehler zuständig ist. Wenn um 21:00 Uhr ein Code nicht funktioniert, suchst du heraus, ob das Buchungstool, der Automatisierungsdienst oder das Schloss schuld ist, während der Kunde draußen wartet.

Variante 3: ein System für Private Gyms auf Stundenbasis

Ein durchgehender Ablauf: Der Kunde bucht einen exklusiven Slot und zahlt online, bekommt direkt nach der Buchung eine SMS mit einer zeitlich begrenzten PIN, und der Code öffnet die Tür nur während des Slots. Genau das macht Sparekey, und so laufen Chrám pohybu und Fithub.

Fragen an jeden Anbieter

Buchung und Zahlung

1. Reserviert eine Buchung das ganze Gym exklusiv?
2. Kann ein Kunde mehrere Slots hintereinander in einer Bestellung buchen, mit einem Code?
3. Können Kunden rund um die Uhr buchen und bezahlen, ohne dass jemand bestätigt?
4. Welcher Zahlungsanbieter und welche Zahlungsarten funktionieren in meinem Land?
5. Können Kunden ihre Buchung selbst verschieben, und bis wann?

Zutritt

6. Bekommt jede Buchung einen eigenen Code, der nur für die gebuchte Zeit gilt?
7. Wann bekommt der Kunde den Code?
8. Was passiert, wenn das Internet an der Tür ausfällt?
9. Welche Türtechnik wird unterstützt, mit Namen? „Die meisten Smart Locks“ ist keine Antwort.
10. Lässt sich die empfohlene Hardware von Kunden manipulieren?

Betrieb des Gyms

11. Lassen sich Slot-Länge und Puffer pro Standort einstellen?
12. Kann ich Zeiten für Reinigung, Wartung oder eigene Trainingsstunden sperren, auch wiederkehrend?
13. Können Preise nach Werktag oder Wochenende, Tageszeit und bestimmtem Datum variieren?
14. Sind Rabattcodes und Rabatte für mehrere Slots eingebaut?
15. Kann ich weitere Standorte hinzufügen, und was kostet jeder?

Geld und Daten

16. Gibt es zu jeder Buchung eine Rechnung und einen CSV-Export für die Steuerberatung?
17. Welche Statistiken gibt es: Auslastung, Umsatz pro verfügbarer Stunde, Stoßzeiten, wiederkehrende Kunden?
18. Wo werden die Daten gehostet, und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Kosten und Support

19. Was kostet es insgesamt über drei Jahre: Einrichtung, Monatsgebühren, Gebühren pro Buchung, SMS, Zusatzmodule?
20. Wer antwortet, wenn um 21:00 Uhr ein Kunde vor der Tür steht und der Code nicht funktioniert?
21. Wie lange dauert die Einrichtung, und was muss ich liefern?

Wie Sparekey sie beantwortet

• Buchung (1–5). Jeder Slot bucht das ganze Gym. Mehrere Slots passen in eine Bestellung mit einem Code. Kunden buchen und bezahlen rund um die Uhr über Stripe (Karten, PayPal, Klarna und Apple Pay) und verschieben ihre Buchung bis 24 Stunden vorher selbst.
• Zutritt (6–10). Jede Buchung bekommt direkt nach der Buchung eine zeitlich begrenzte PIN per SMS. Ist das Internet weg und kann kein neuer Code gespeichert werden, bekommt der Kunde den Notfallcode des Standorts. Wir empfehlen ein 2N-Keypad mit Magnetschloss, montiert von einem Fachbetrieb; Nuki ist die einfachere, günstigere Alternative, lässt sich aber schlecht gegen Manipulation sichern. Andere Schlösser mit zeitlich begrenzten PIN-Codes: frag uns. Siehe Zutrittslösungen im Vergleich.
• Betrieb (11–15). Slot-Länge, Puffer, Öffnungszeiten und Zeitzone pro Standort. Einmalige und wiederkehrende Sperrzeiten. Preise nach Werktag oder Wochenende und Tageszeit, dazu bestimmte Daten. Rabattcodes und Rabatte für mehrere Slots. Unbegrenzt viele Standorte, die du selbst anlegst.
• Geld und Daten (16–18). Eine Rechnung zu jeder Buchung, CSV-Export und Statistiken zu Umsatz, Auslastung, Umsatz pro verfügbarer Stunde, Stoßzeiten und wiederkehrenden Kunden. Gehostet auf unseren Servern in der EU; siehe Datenschutz und DSGVO.
• Kosten (19). 990 € einmalig für die Einrichtung und 26 € im Monat für den Betrieb (Hosting, Wartung und dein SMS-Absendername). SMS werden pro Nachricht abgerechnet. Mehrere Türen oder ein gemeinsamer Hauseingang werden bei der Einrichtung ohne Aufpreis gelöst. Siehe Preise.
• Support und Einrichtung (20–21). Du erreichst einen Menschen, der deine Einrichtung kennt. Plane etwa einen Monat ein, vor allem für die Freigabe des Zahlungsanbieters und den Termin des Installateurs; siehe Einrichtung.

Alle Funktionen findest du unter So funktioniert es. Für alles andere melde dich bei uns.

FAQ

Kann ich damit anfangen, Codes von Hand zu verschicken?

Ja, bei ein paar Buchungen pro Woche, solange immer jemand erreichbar ist. Sobald nachts gebucht wird und Kunden Slots verschieben, wird daraus ein Teilzeitjob.

Kann ich ein allgemeines Terminbuchungstool mit einem Smart Lock nutzen?

Ja, wenn du die Verbindung selbst baust: den Code für das gebuchte Zeitfenster, die SMS, einen Notfallplan, wenn das Schloss offline ist, und das Löschen alter Codes. Jedes dieser Teile ist eine Stelle, an der ein Kunde vor einer verschlossenen Tür landen kann.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Etwa einen Monat, vor allem wegen der Freigabe des Zahlungsanbieters und des Termins beim Installateur.