System rezerwacji dla siłowni bez obsługi ma jedno zadanie, którego nie wykonuje oprogramowanie do zajęć ani karnetów: zamienić opłaconą rezerwację w kod do drzwi, który działa tylko w czasie danego slotu, i dostarczyć go klientowi bez Państwa udziału. Są trzy drogi: wysyłać kody ręcznie z aplikacji zamka, samodzielnie połączyć uniwersalne narzędzie do rezerwacji z zamkiem albo korzystać z systemu stworzonego dla prywatnych siłowni na godziny. Ręczne kody wystarczą przy kilku rezerwacjach tygodniowo. Siłownia otwarta cały dzień potrzebuje kodu automatycznie powiązanego z płatnością. Poniżej opisujemy, gdzie każde z tych rozwiązań zawodzi, oraz pytania, które warto zadać każdemu dostawcy, także nam.
Opcja 1: kody ręcznie z aplikacji zamka
Klient rezerwuje i płaci jakkolwiek: wiadomością, przelewem, przez wspólny kalendarz. Tworzą Państwo w aplikacji zamka kod na zarezerwowany czas, wysyła go SMS-em, a potem usuwa.
To działa, dopóki sprawdzają Państwo popyt z kilkoma trenerami i ich podopiecznymi. Szybko jednak przestaje:
- Liczba rezerwacji. Siłownia otwarta w godz. 6:00–22:00 ze slotami 60-minutowymi ma do 15 zmian dziennie. Przy połowie obłożenia to około 225 kodów miesięcznie, czyli ponad 11 godzin Państwa pracy przy trzech minutach na kod.
- Noce. Ktoś rezerwuje o 23:10 na 6:00. Jeśli Państwo akurat spali, klient stoi pod zamkniętymi drzwiami, a Państwa telefon dzwoni.
- Zmiany. Każda przesunięta rezerwacja to usunięcie jednego kodu i utworzenie drugiego. Wystarczy zapomnieć o usunięciu, a stary kod nadal otwiera drzwi.
- Pomyłki. Zły dzień, literówka w cyfrze, kod wysłany do nieopłaconej rezerwacji. Przy setkach rezerwacji to się zdarza, i zawsze wtedy, gdy na siłowni nikogo nie ma.
- Urlop. Nikt nie może wziąć wolnego dnia.
Opcja 2: uniwersalne narzędzie do rezerwacji plus zamek
Uniwersalne narzędzie do umawiania wizyt obsługuje kalendarz i zwykle płatność. Wszystko pomiędzy „rezerwacja opłacona” a „klient pod drzwiami” trzeba zbudować samodzielnie:
- kod dokładnie na zarezerwowany czas, w formacie zamka;
- jeden kod na dwa sloty z rzędu, a nie dwa;
- rozwiązanie awaryjne, gdy zamek jest offline;
- usuwanie wygasłych kodów;
- wysyłanie SMS-ów przez operatora w Polsce;
- wyłączenie czasu na sprzątanie ze sprzedaży;
- faktury w formacie wymaganym w Polsce.
Każdy z tych elementów da się zrobić. Ceną jest Państwa czas, osobna subskrypcja za każdy element i łańcuch, w którym nikt nie odpowiada za awarię. Gdy o 21:00 kod nie działa, trzeba ustalić, czy winne jest narzędzie do rezerwacji, usługa automatyzacji czy zamek, a klient w tym czasie czeka na zewnątrz.
Opcja 3: system stworzony dla prywatnych siłowni na godziny
Jeden proces: klient rezerwuje slot na wyłączność i płaci online, zaraz po rezerwacji dostaje SMS z czasowym kodem PIN, a kod otwiera drzwi tylko w czasie slotu. Tak działa Sparekey i tak pracują Chrám pohybu i Fithub.
Pytania do każdego dostawcy
Rezerwacja i płatność
- Czy jedna rezerwacja daje wyłączność na całą siłownię?
- Czy klient może zarezerwować kilka slotów z rzędu w jednym zamówieniu, z jednym kodem?
- Czy klienci mogą rezerwować i płacić 24/7 bez niczyjego potwierdzenia?
- Jaka bramka płatności i jakie metody płatności działają w Polsce?
- Czy klienci mogą sami przesunąć rezerwację i do kiedy?
Dostęp do drzwi
- Czy każda rezerwacja dostaje własny kod, ważny tylko w zarezerwowanym czasie?
- Kiedy klient dostaje kod?
- Co się dzieje, gdy przy drzwiach nie ma internetu?
- Jaki sprzęt do drzwi jest obsługiwany, z nazwy? „Większość inteligentnych zamków” to nie jest odpowiedź.
- Czy klienci mogą majstrować przy polecanym sprzęcie?
Prowadzenie siłowni
- Czy długość slotu i przerwę można ustawić osobno dla każdej lokalizacji?
- Czy można zablokować czas na sprzątanie, konserwację lub dla własnych klientów, także cyklicznie?
- Czy ceny mogą się różnić w dni robocze i w weekendy, w zależności od pory dnia i konkretnej daty?
- Czy kody rabatowe i rabaty za kilka slotów są wbudowane?
- Czy można dodać kolejne lokalizacje i ile kosztuje każda z nich?
Pieniądze i dane
- Czy do każdej rezerwacji jest faktura i czy jest eksport CSV dla księgowości?
- Jakie są statystyki: obłożenie, przychód na dostępną godzinę, godziny szczytu, powracający klienci?
- Gdzie są przechowywane dane i czy jest umowa powierzenia przetwarzania danych?
Koszty i wsparcie
- Ile wynosi łączny koszt w ciągu trzech lat: wdrożenie, opłaty miesięczne, opłaty od rezerwacji, SMS-y, dodatki?
- Kto odbiera telefon, gdy o 21:00 klient stoi pod drzwiami, a kod nie działa?
- Ile trwa wdrożenie i co trzeba dostarczyć?
Jak odpowiada Sparekey
- Rezerwacja (1–5). Każdy slot rezerwuje całą siłownię. Kilka slotów mieści się w jednym zamówieniu z jednym kodem. Klienci rezerwują i płacą 24/7 przez Stripe (BLIK, Przelewy24 i karty) i sami przesuwają rezerwację najpóźniej 24 godziny wcześniej.
- Dostęp do drzwi (6–10). Każda rezerwacja dostaje zaraz po jej złożeniu SMS z kodem PIN ograniczonym czasowo. Jeśli nie ma internetu i nie da się zapisać nowego kodu, klient otrzymuje kod zapasowy danej lokalizacji. Polecamy klawiaturę 2N z elektrozworą, montowaną przez profesjonalistę; Nuki to prostsza i tańsza alternatywa, ale nie da się jej dobrze zabezpieczyć przed majstrowaniem. Inne zamki z kodami PIN ograniczonymi czasowo: prosimy o kontakt. Więcej w poradniku wybór dostępu do drzwi.
- Prowadzenie siłowni (11–15). Długość slotu, przerwa, godziny otwarcia i strefa czasowa dla każdej lokalizacji. Blokady jednorazowe i cykliczne. Ceny według dnia roboczego lub weekendu i pory dnia, a także dla konkretnych dat. Kody rabatowe i rabaty za kilka slotów. Nieograniczona liczba lokalizacji, które dodają Państwo sami.
- Pieniądze i dane (16–18). Faktura do każdej rezerwacji, eksport CSV oraz statystyki przychodu, obłożenia, przychodu na dostępną godzinę, godzin szczytu i powracających klientów. Hosting na naszych serwerach w UE; zob. bezpieczeństwo i RODO.
- Koszty (19). 4490 zł jednorazowo za wdrożenie i 110 zł miesięcznie za utrzymanie (hosting, obsługa techniczna i Państwa nazwa nadawcy SMS). SMS-y są rozliczane za wiadomość. Kilka drzwi lub wspólne wejście do budynku obsługujemy w ramach wdrożenia bez dodatkowych opłat. Zob. cennik.
- Wsparcie i wdrożenie (20–21). Odpowiada człowiek, który zna Państwa instalację. Warto zaplanować około miesiąca, głównie na zatwierdzenie bramki płatności i wizytę instalatora; zob. wdrożenie.
Pełna lista funkcji jest na stronie jak to działa. W innych sprawach prosimy o kontakt.
FAQ
Czy można zacząć od ręcznego wysyłania kodów?
Tak, przy kilku rezerwacjach tygodniowo i gdy ktoś jest zawsze pod telefonem. Gdy rezerwacje zaczynają przychodzić w nocy, a klienci przesuwają sloty, robi się z tego praca na pół etatu.
Czy można użyć uniwersalnego narzędzia do rezerwacji z inteligentnym zamkiem?
Tak, jeśli połączenie zbuduje się samodzielnie: kod na zarezerwowane okno, SMS, rozwiązanie awaryjne, gdy zamek jest offline, i usuwanie starych kodów. Każdy z tych elementów to miejsce, w którym klient może utknąć pod zamkniętymi drzwiami.
Ile trwa wdrożenie?
Około miesiąca, głównie na zatwierdzenie bramki płatności i wizytę instalatora.