Huisregels voor een selfservice gym zeggen wat de klant mag, moet en niet mag tussen het moment dat zijn code begint te werken en het moment dat die niet meer werkt, want er is niemand ter plaatse die het hem vertelt. Het sjabloon hieronder is voor een privé gym die per uur exclusief wordt verhuurd, waarbij elke reservering een eigen deurcode krijgt. Kopieer het, vul de tekst tussen [haken] in, schrap wat je niet nodig hebt en laat het toetsen aan het recht in je land en de voorwaarden van je verzekeraar. In België spreekt men vaak van een reglement; de inhoud is dezelfde. Het vervangt geen verzekering.
Wat de regels moeten dekken als er niemand is
Gewone sportschoolregels gaan uit van personeel in de ruimte. De jouwe dekken wat dat personeel vroeger regelde:
- De reservering is de toestemming: alleen het gereserveerde tijdslot, alleen de mensen op de reservering, alleen met de code.
- Tijd: de code werkt binnen het tijdslot; wat er gebeurt als de klant te laat komt of te lang blijft.
- Wie binnen mag: gasten, minderjarigen, dieren; niemand binnenlaten; de deur niet openzetten.
- Veiligheid zonder toezicht: noodgevallen, EHBO, de nooduitgang.
- Schoonmaak: de ruimte klaar achterlaten voor de volgende reservering.
- Schade: meteen melden; wie betaalt.
- Camera, als je er een hebt.
- Gevolgen als regels worden overtreden.
Het sjabloon
Houd de nummering aan. Dan kun je op de deur en in berichten naar “regel 2.3” verwijzen.
Huisregels van [naam gym], [adres] Exploitant: [bedrijfsnaam, KVK- of ondernemingsnummer, adres]. Contact: [telefoonnummer]. Hulpdiensten: [112].
1. Reserveren en toegang
1.1 Er is geen personeel aanwezig in de gym. Je komt alleen binnen met een reservering die gemaakt en betaald is via [reserveringswebsite]. 1.2 Elke reservering krijgt een eigen deurcode per sms. De code werkt alleen van het begin tot het einde van het gereserveerde tijdslot. 1.3 De code is alleen voor jouw reservering. Geef hem niet door, laat niemand binnen die niet op je reservering staat en doe niet open voor mensen die aanbellen of kloppen. 1.4 Zet de deur niet open en blokkeer hem niet. Zorg dat hij achter je dichtgaat als je aankomt en als je vertrekt.
2. Je tijdslot
2.1 Je tijdslot loopt van [begin] tot [einde], zoals in je bevestiging staat. Omkleden, trainen, afnemen en vertrekken gebeuren allemaal binnen het tijdslot. 2.2 Te laat komen verlengt je tijdslot niet. 2.3 Wees aan het einde van je tijdslot vertrokken. De code van de volgende klant werkt [1 minuut] later. 2.4 Je kunt je reservering zelf verplaatsen tot 24 uur voor de start. Daarna bel je [telefoonnummer]. 2.5 Moeten we sluiten om een reden aan onze kant, dan nemen we contact met je op en bieden we een ander tijdslot aan. [Je terugbetalingsbeleid.]
3. Wie binnen mag
3.1 Een reservering geldt voor maximaal [aantal] personen. [Of: één persoon, of één trainer met één cliënt.] 3.2 Jongeren onder de [18] alleen [onder begeleiding van een ouder of voogd / niet]. 3.3 Geen dieren, behalve hulphonden. 3.4 We controleren het aantal personen per reservering met [de camera bij de ingang / het deurlogboek].
4. Veiligheid
4.1 Je traint op eigen risico en bevestigt dat je daartoe in staat bent. Train niet als je ziek bent of onder invloed van alcohol of drugs. 4.2 Gebruik de toestellen waarvoor ze bedoeld zijn. Gebruik klemmen op geladen stangen en veiligheidssteunen in het rek. Geen maximale pogingen in je eentje zonder ingestelde veiligheidssteunen. 4.3 Laat gewichten alleen vallen op het [platform]. Laat nooit een geladen stang onbeheerd achter. 4.4 EHBO-doos: [plek]. Bel bij een noodgeval [112] en daarna ons op [telefoonnummer]. Het adres van deze gym is [adres]; de ingang is [beschrijving]. 4.5 Nooduitgang: [beschrijving]. Verlaat bij brand het gebouw, gebruik de [ontgrendelknop / nooddrukker] als de deur niet opengaat, en bel [112]. 4.6 Niet roken, niet vapen, geen open vuur. Geen glazen flessen in de trainingsruimte.
5. Schoonmaak
5.1 Neem elke bank, elk kussen en elke handgreep af die je hebt gebruikt. 5.2 Leg schijven, dumbbells en stangen terug. Ruim matten en banden op. 5.3 Neem je afval mee of gebruik de prullenbak. 5.4 Zet [cardiotoestellen, muziek, licht] uit voordat je vertrekt. 5.5 Was er iets niet in orde toen je aankwam, meld het ons dan op [telefoonnummer] voordat je begint. Dat beschermt jou en de volgende klant.
6. Schade en incidenten
6.1 Meld schade, defecten of letsel meteen op [telefoonnummer], ook schade die je zelf veroorzaakt hebt. 6.2 Je bent aansprakelijk voor schade die jij of de mensen op je reservering veroorzaken door verkeerd gebruik of nalatigheid. Normale slijtage is geen schade. 6.3 Gevonden voorwerpen bewaren we [14 dagen]. 6.4 We leggen vast welke reservering op elk moment actief was. Incidenten worden aan die reservering toegeschreven.
7. Camera [schrappen als je er geen hebt]
7.1 De [ingang] wordt gefilmd om [het pand en de apparatuur te beschermen en bewijs te leveren van schade of onbevoegde toegang]. De trainingsruimte wordt niet gefilmd. Kleedkamers en toiletten worden nooit gefilmd. Er wordt geen geluid opgenomen. 7.2 Opnames worden na [aantal] dagen automatisch verwijderd, tenzij ze nodig zijn voor een concreet incident. 7.3 Verwerkingsverantwoordelijke: [bedrijfsnaam]. Volledige informatie en je rechten: [webadres].
8. Overtreding van de regels
8.1 Wie deze regels overtreedt, kan de reservering beëindigd zien, toekomstige reserveringen geweigerd krijgen en schade of extra schoonmaak tegen kostprijs doorberekend krijgen. 8.2 We mogen de gym altijd betreden bij een noodgeval of om schade te voorkomen.
9. Algemeen
9.1 Deze regels maken deel uit van de reserveringsvoorwaarden die je bij het reserveren accepteert. Versie [datum].
Zo pas je het aan
- Land. Grenzen aan aansprakelijkheid, regels voor minderjarigen, camerabordjes en het herroepingsrecht verschillen per land. Laat een lokale jurist of je brancheorganisatie de tekst nakijken.
- Verzekeraar. Je verzekeraar kan specifieke formuleringen willen over risico, minderjarigen of groepsgrootte. Vraag het voordat je print.
- Deur en brand. Regel 4.5 moet bij je deur passen. Bij een 2N-keypad met magneetslot plaatst de installateur een ontgrendelknop en een nooddrukker bij de deur; zeg waar die zitten.
- Camera. Schrap deel 7 als je er geen hebt. Heb je er wel een, kijk dan in camera in een onbemande gym wat er op het bord moet staan.
- Trainers. Reserveren trainers voor hun cliënten, zet dan in 3.1 dat de trainer onder deze regels verantwoordelijk is voor zijn cliënt.
- Sluitingen en terugbetalingen. Regel 2.5 moet passen bij hoe je omgaat met geblokkeerde tijd en sluitingen. Leg je terugbetalingsbeleid vast.
Waar je de regels publiceert
- In de reserveringsvoorwaarden die de klant bij het afrekenen accepteert.
- Aan de muur bij de deur als poster: de genummerde kopjes en het blok met noodinformatie in grote letters, telefoonnummer en adres op ooghoogte.
- In de bevestigingsmail als link, zodat een klant bij de deur de regels op zijn telefoon kan openen.
Wat je doet als een regel wordt overtreden, staat in wat er mis kan gaan zonder personeel.
FAQ
Beschermt een vrijwaringsverklaring me genoeg?
Nee. Een clausule “op eigen risico” schept verwachtingen, maar hoe ver die standhoudt, hangt af van je land, en ze vervangt nooit een aansprakelijkheidsverzekering die weet dat de gym onbemand is.
Mag ik het aantal mensen per reservering beperken?
Ja. Zeg voor hoeveel mensen een reservering geldt (regel 3.1) en dat de code niet mag worden doorgegeven (regel 1.3).
Kan ik dit als poster printen?
Ja. Zet de kopjes en het blok met noodinformatie in grote letters aan de muur, en houd de volledige tekst in de reserveringsvoorwaarden.