Is een onbemande gym veilig? Codes, schade, storingen en oplossingen

Een onbemande gym is veilig als vijf dingen geregeld zijn: één reservering tegelijk binnen met een code die alleen voor dat tijdslot werkt, huisregels die de klant geaccepteerd heeft, noodinformatie aan de muur, een telefoonnummer dat je opneemt, en een vaste aanpak voor de paar incidenten die voorkomen. Die incidenten zijn voorspelbaar: een code die de deur niet opent, een klant die te laat is of te lang blijft, meer mensen dan gereserveerd, rommel of schade, geknoei met het slot, een medisch noodgeval, en uitval van internet of stroom. Hieronder lees je per incident wat de oorzaak is, hoe je het voorkomt en wat je doet.

Waarom het model per uur veiliger is dan 24/7-toegang

Het risico van een onbemande gym is dat er niemand is die iets opmerkt en reageert. Een 24/7-club met leden laat iedereen met een pas om 3 uur ‘s nachts binnen, tussen onbekenden. Een privé gym per uur heeft één reservering tegelijk binnen, een klant met naam en telefoonnummer, een code die alleen voor dat tijdslot geldt en regels die vooraf zijn geaccepteerd. De rest vangen de routines hieronder op, en een verzekering die weet dat de gym onbemand is.

“De code werkt niet”

Bijna altijd is het een van deze:

De klant is te vroeg. De code werkt vanaf het begin van het tijdslot. Zet dat in de sms en de huisregels.
De klant is erg laat. De code is gestopt aan het einde van het tijdslot.
Een tikfout. Een verkeerd gelezen of getypt cijfer. Nuki-codes bevatten geen 0, dus een klant die een 0 leest, heeft een ander cijfer verkeerd gelezen.
De deur heeft geen stroom. Een lege Nuki-batterij of een stroomstoring bij de 2N-unit. Zie storingen hieronder.

Bereid je voor voordat het gebeurt:

Je telefoonnummer op de deur en in de sms. Veel telefoontjes eindigen met “het is nog geen 18:00”.
Een manier om iemand op afstand binnen te laten als niets anders helpt.
Een regel voor wat je aanbiedt als de fout bij jou lag: een ander tijdslot of je geld terug.

Te laat komen en te lang blijven

Te laat. De code geldt voor het tijdslot, niet voor 60 minuten vanaf aankomst. Een klant die om 18:20 binnenkomt voor 18:00–19:00, heeft 40 minuten. Zet dat in de huisregels en de bevestigingsmail. Klanten verplaatsen hun reservering zelf tot 24 uur van tevoren; daarna bellen ze jou.

Te lang blijven. De volgende klant die aankomt en een duidelijke regel beperken dat. Weiger klanten die het herhaaldelijk doen.

Meer mensen dan gereserveerd

Meelopen betekent hier een klant die vrienden binnenlaat die niet onder de reservering vallen. Voorkom het met een regel over hoeveel mensen een reservering dekt, een verbod op het doorgeven van de code en een ingang die gelogd of gefilmd wordt. Gebeurt het toch, dan staat de klant op de reservering: neem contact op en reken het verschil, of weiger toekomstige reserveringen.

Rommel, schade en gevonden voorwerpen

Meestal merkt de volgende klant het als eerste.

Wie was het. De reservering laat zien wie het tijdslot ervoor had. Vraag klanten problemen te melden voordat ze beginnen met trainen.
Bewijs. Vraag om een foto. Een camera op de ingang laat zien hoeveel mensen binnenkwamen, niet wat er binnen gebeurde (zie camera in een onbemande gym).
Contact en kosten. Bel de klant dezelfde dag en reken schade of extra schoonmaak door per factuur of in overleg.
Repareren en blokkeren. Is een toestel onveilig, blokkeer dan de tijd tot het gerepareerd is en neem contact op met klanten die al gereserveerd hebben.

Knoeien met het slot

Een klant die alleen in de gym is, kan prutsen aan alles wat aan de binnenkant van de deur zit. Dat is de zwakte van een slim slot op batterijen zoals Nuki: het zit binnen en is moeilijk goed te beschermen. Voor een gym die elke dag onbemand draait, raden we een 2N-keypad met een magneetslot aan, geplaatst door een vakbedrijf voor deuren of toegangscontrole: het slot zit in het kozijn en er is geen gemotoriseerd slot om aan te prutsen. Zie deurtoegang kiezen en 2N-keypad met magneetslot.

Uitval van internet of stroom

Internet weg. Codes die al bij de deur zijn opgeslagen, blijven werken, omdat het keypad ze zelf controleert. Kan een nieuwe code niet worden opgeslagen, dan krijgt de klant de reservecode van de locatie, die al in het slot staat. Dat werkt met elk slot. Verander de reservecode als de storing voorbij is.

Batterij (Nuki). Controleer de lading wekelijks in de app, houd een oplader op locatie en laad op bij de waarschuwing voor een lage batterij.

Stroomstoring (2N + magneetslot). Een magneetslot gaat open als de stroom wegvalt, dus niemand zit binnen opgesloten. Een noodstroomvoeding, geplaatst door je installateur, houdt de deur op slot tijdens een korte storing; spreek met je installateur af hoe de deur zich gedraagt bij een langere storing.

Test voor de opening de verbinding bij de deur met de deur dicht, en zet de router op een stopcontact dat nooit uitgaat.

Medische noodgevallen zonder personeel

De klant moet binnen seconden hulp kunnen inroepen:

Het exacte adres van de gym en een beschrijving van de ingang, in grote letters bij de deur.
Het alarmnummer (112) en jouw nummer op hetzelfde bord.
Een EHBO-doos op een gemarkeerde plek, die je elke maand controleert.
Een manier voor hulpverleners om binnen te komen: geef ze telefonisch een code.
Regels: geen maximale pogingen in je eentje zonder ingestelde veiligheidssteunen, niet trainen onder invloed.

Verzekeraars en verhuurders kunnen om een schriftelijke risico-inventarisatie vragen. Een tabel van één pagina met de risico’s, de kans, wat je eraan gedaan hebt en een datum voor de volgende controle is genoeg.

Een draaiboek van één pagina

Print dit en leg het naast je telefoon.

Code geweigerd: controleer de tijd, de cijfers, de stroom. Lukt het nog steeds niet: laat de klant op afstand binnen.
Klant komt te laat: meer dan 24 uur van tevoren verplaatst hij zelf; anders beslis jij.
Vorige klant is nog binnen: bel hem; het nummer staat bij de reservering.
Extra mensen: neem na het tijdslot contact op met de klant; reken het door of weiger toekomstige reserveringen.
Rommel of schade: foto, wie was het, dezelfde dag bellen, de tijd blokkeren als het onveilig is.
Letsel: de klant belt de hulpdiensten, jij bent het tweede telefoontje; zorg dat hulpverleners binnenkomen; meld het bij je verzekeraar.
Internet weg: de reservecode dekt nieuwe reserveringen; verander hem daarna.
Je moet sluiten: blokkeer de tijd, neem contact op met elke klant die gereserveerd heeft, bied een ander tijdslot aan.

FAQ