Le règlement intérieur d’une salle en libre-service dit ce que le client peut faire, doit faire et ne doit pas faire entre le moment où son code commence à fonctionner et celui où il s’arrête, parce que personne sur place ne le lui dira. Le modèle ci-dessous est conçu pour une salle de sport privative louée en exclusivité à l’heure, où chaque réservation reçoit son propre code d’accès. Copiez-le, remplissez les [crochets], supprimez ce dont vous n’avez pas besoin, et faites-le vérifier au regard du droit local et des conditions de votre assureur. Il ne remplace pas une assurance.
Ce que le règlement doit couvrir quand personne n’est sur place
Un règlement de salle classique suppose du personnel dans la salle. Le vôtre couvre ce que le personnel gérait :
- La réservation vaut autorisation : uniquement le créneau réservé, uniquement les personnes de la réservation, uniquement avec le code.
- Le temps : le code fonctionne pendant le créneau ; ce qui se passe si le client est en retard ou dépasse.
- Qui peut entrer : invités, mineurs, animaux ; ne faire entrer personne ; ne pas bloquer la porte ouverte.
- La sécurité sans surveillance : urgences, premiers secours, issue de secours.
- Le ménage : laisser la salle prête pour la réservation suivante.
- Les dégâts : les signaler immédiatement ; qui paie.
- La caméra, si vous en avez une.
- Les conséquences en cas de non-respect.
Le modèle
Gardez la numérotation. Elle vous permet de renvoyer à « l’article 2.3 » sur la porte et dans vos messages.
Règlement intérieur de [nom de la salle], [adresse] Exploitant : [raison sociale, numéro d’immatriculation, adresse]. Contact : [numéro de téléphone]. Secours : [112].
1. Réservation et accès
1.1 La salle fonctionne sans personnel sur place. L’entrée n’est possible qu’avec une réservation effectuée et payée sur [site de réservation]. 1.2 Chaque réservation reçoit son propre code d’accès par SMS. Le code fonctionne uniquement du début à la fin du créneau réservé. 1.3 Le code est réservé à votre réservation. Ne le transmettez pas, ne faites entrer personne qui ne figure pas sur votre réservation, et n’ouvrez pas la porte aux personnes qui sonnent ou frappent. 1.4 Ne bloquez pas la porte ouverte. Vérifiez qu’elle se referme derrière vous à votre arrivée et à votre départ.
2. Votre créneau
2.1 Votre créneau va de [début] à [fin], comme indiqué dans votre confirmation. Le changement de tenue, l’entraînement, le nettoyage du matériel et le départ ont lieu pendant le créneau. 2.2 Un retard ne prolonge pas votre créneau. 2.3 Quittez la salle avant la fin de votre créneau. Le code du client suivant commence à fonctionner [1 minute] plus tard. 2.4 Vous pouvez déplacer vous-même votre réservation jusqu’à 24 heures avant son début. Plus tard, appelez le [numéro de téléphone]. 2.5 Si nous devons fermer pour une raison qui nous incombe, nous vous contactons et vous proposons un autre créneau. [Votre politique de remboursement.]
3. Qui peut entrer
3.1 Une réservation couvre au maximum [nombre] personnes. [Ou : une personne, ou un coach avec un client.] 3.2 Les moins de [18] ans uniquement [en présence d’un parent ou d’un représentant légal / pas du tout]. 3.3 Pas d’animaux, à l’exception des chiens d’assistance. 3.4 Nous contrôlons le nombre de personnes par réservation au moyen de [la caméra de l’entrée / l’historique de la porte].
4. Sécurité
4.1 Vous vous entraînez sous votre propre responsabilité et confirmez être en état de le faire. Ne vous entraînez pas si vous êtes souffrant ou sous l’emprise de l’alcool ou de drogues. 4.2 Utilisez l’équipement conformément à son usage. Mettez des colliers sur les barres chargées et utilisez les bras de sécurité du rack. Pas de charges maximales seul sans sécurités réglées. 4.3 Ne lâchez les charges que sur [la plateforme]. Ne laissez jamais une barre chargée sans surveillance. 4.4 Trousse de premiers secours : [emplacement]. En cas d’urgence, appelez le [112], puis nous au [numéro de téléphone]. L’adresse de la salle est [adresse] ; l’entrée se trouve [description]. 4.5 Issue de secours : [description]. En cas d’incendie, quittez le bâtiment, utilisez [le bouton de sortie / le boîtier bris de glace] si la porte ne s’ouvre pas, et appelez le [112]. 4.6 Interdiction de fumer, de vapoter et d’utiliser une flamme nue. Pas de bouteilles en verre dans l’espace d’entraînement.
5. Ménage
5.1 Essuyez chaque banc, coussin et poignée que vous avez utilisé. 5.2 Rangez les disques, les haltères et les barres. Remettez les tapis et les élastiques en place. 5.3 Emportez vos déchets ou utilisez la poubelle. 5.4 Éteignez [les machines cardio, la musique, la lumière] avant de partir. 5.5 Si quelque chose n’était pas en ordre à votre arrivée, prévenez-nous au [numéro de téléphone] avant de commencer. Cela vous protège, vous et le client suivant.
6. Dégâts et incidents
6.1 Signalez immédiatement au [numéro de téléphone] tout dégât, panne ou blessure, y compris les dégâts que vous avez causés. 6.2 Vous êtes responsable des dégâts causés par vous ou par les personnes de votre réservation du fait d’une mauvaise utilisation ou d’une négligence. L’usure normale n’est pas un dégât. 6.3 Les objets trouvés sont conservés [14 jours]. 6.4 Nous enregistrons quelle réservation était en cours à tout moment. Les incidents sont attribués à cette réservation.
7. Caméra [à supprimer si vous n’en avez pas]
7.1 [L’entrée] est filmée afin de [protéger les locaux et l’équipement et de disposer d’une preuve en cas de dégâts ou d’entrée non autorisée]. L’espace d’entraînement n’est pas filmé. Les vestiaires et les toilettes ne sont jamais filmés. Aucun son n’est enregistré. 7.2 Les enregistrements sont effacés automatiquement après [nombre] jours, sauf s’ils sont nécessaires pour un incident précis. 7.3 Responsable du traitement : [raison sociale]. Information complète et vos droits : [adresse web].
8. Non-respect du règlement
8.1 Le non-respect de ce règlement peut entraîner la fin de la réservation, le refus de réservations futures, et la facturation au prix coûtant des dégâts ou du ménage supplémentaire. 8.2 Nous pouvons entrer dans la salle à tout moment en cas d’urgence ou pour éviter un dommage.
9. Dispositions générales
9.1 Ce règlement fait partie des conditions de réservation que vous acceptez en réservant. Version du [date].
Comment l’adapter
- Pays. Les limites de responsabilité, les règles sur les mineurs, l’affichage des caméras et le droit de rétractation varient selon le pays. Faites relire le texte par un avocat local ou votre organisation professionnelle.
- Assureur. Votre assureur peut exiger une formulation précise sur les risques, les mineurs ou la taille des groupes. Demandez avant d’imprimer.
- Porte et incendie. L’article 4.5 doit correspondre à votre porte. Avec un clavier 2N et une ventouse électromagnétique, l’installateur pose un bouton de sortie et un boîtier bris de glace près de la porte ; indiquez où ils se trouvent.
- Caméra. Supprimez l’article 7 si vous n’en avez pas. Si vous en avez une, voir caméra dans une salle sans personnel pour ce que le panneau doit indiquer.
- Coachs. Si des coachs réservent pour leurs clients, précisez à l’article 3.1 que le coach répond de son client au titre de ce règlement.
- Fermetures et remboursements. L’article 2.5 doit correspondre à votre façon de gérer le temps bloqué et les fermetures. Mettez votre politique de remboursement par écrit.
Où publier le règlement
- Dans les conditions de réservation que le client accepte au paiement.
- Au mur près de la porte, sous forme d’affiche : les titres numérotés et le bloc d’urgence en gros caractères, le numéro de téléphone et l’adresse à hauteur des yeux.
- Dans l’e-mail de confirmation, sous forme de lien, pour qu’un client devant la porte puisse ouvrir le règlement sur son téléphone.
Que faire quand une règle n’est pas respectée : voir ce qui peut mal tourner sans personnel.
FAQ
Une décharge suffit-elle à me protéger ?
Non. Une clause « sous votre propre responsabilité » fixe les attentes, mais sa portée dépend de votre pays, et elle ne remplace jamais une assurance responsabilité civile qui sait que la salle fonctionne sans personnel.
Puis-je limiter le nombre de personnes par réservation ?
Oui. Indiquez combien de personnes une réservation couvre (article 3.1) et que le code ne doit pas être transmis (article 1.3).
Puis-je l’imprimer sous forme d’affiche ?
Oui. Mettez les titres et le bloc d’urgence en gros caractères au mur, et gardez le texte complet dans les conditions de réservation.