Een privé gym openen in Nederland is vooral papierwerk. Je schrijft je in bij KVK, controleert of het omgevingsplan een sportschool op het adres toestaat en spreekt de btw af met je boekhouder. Klanten een sportaccommodatie laten gebruiken valt onder het verlaagde tarief van 9%. Een vergunning specifiek voor een sportschool is niet nodig. Klanten reserveren online, betalen via Mollie met iDEAL | Wero, een kaart of Apple Pay, en krijgen hun deurcode per sms. Sparekey kost € 990 voor de installatie en € 26 per maand voor beheer.
Inschrijving bij KVK
Schrijf je bedrijf in bij het Handelsregister van KVK. Dat kost € 85,15, en KVK geeft je gegevens door aan de Belastingdienst, dus je meldt je niet apart aan voor de btw. Je hebt een DigiD nodig. Woon je niet in Nederland, dan schrijf je je eerst in bij de RNI om een burgerservicenummer (BSN) te krijgen.
De meeste kleine ondernemers kiezen tussen twee rechtsvormen:
- Eenmanszaak: snel en goedkoop, maar je bent persoonlijk aansprakelijk, ook met je spaargeld en je huis.
- Bv (besloten vennootschap): opgericht bij de notaris, zonder minimumkapitaal, meestal € 500 tot € 1.500 aan notariskosten. Je privévermogen is meestal beschermd.
Locatie: het omgevingsplan
Elke gemeente legt in het omgevingsplan vast wat er op elk adres mag (sommige oudere regels staan nog in het bestemmingsplan). Zoek het adres op via “Regels op de kaart” in het Omgevingsloket voordat je iets tekent. Past een sportschool er niet, dan kan de gemeente een vergunning of afwijking verlenen, maar dat kost tijd.
Sportscholen staan niet op de lijst van branches die vóór de start een vergunning nodig hebben. Kijk wel in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) en vraag de gemeente naar de brandveiligheid van het pand, zeker in een voormalige winkel of kantoor.
Btw: waarom 9% geldt
Volgens de Belastingdienst valt het gelegenheid geven om te sporten onder 9%. Dat is iets anders dan de verhuur van een gebouw, die normaal vrijgesteld is. Het 9%-tarief geldt als:
| Voorwaarde | In een privé gym |
|---|---|
| Klanten gebruiken de accommodatie om te sporten tijdens de reservering | Een gereserveerd tijdslot om te trainen |
| Ze trainen zelf of onder een trainer die ze meenemen | Ook een personal trainer met een cliënt |
| Jij zorgt voor onderhoud, beveiliging of schoonmaak (uitbesteden mag) | Niet als de gebruiker alle schoonmaak doet |
| Jij levert de apparatuur | De toestellen en gewichten |
Een selfservice-tijdslot waarin een klant de gym reserveert en alleen traint, past bij 9%. Losse lessen en verhuurde sportattributen vallen onder 21%. Verhuur je de ruimte langdurig aan een trainer die zelf schoonmaakt en onderhoudt, dan kan dat als verhuur gelden. De geplande verhoging voor sport is teruggedraaid, dus sport blijft op 9%.
Met een omzet tot € 20.000 per jaar kun je meedoen aan de kleineondernemersregeling (KOR). Je rekent dan geen btw, maar je kunt ook geen btw terugvragen over de apparatuur. Vraag je boekhouder wat voor jouw investering beter uitkomt.
Betalen: Mollie met iDEAL | Wero
De meeste Nederlandse klanten betalen met iDEAL, rechtstreeks vanaf hun eigen bank. Het verschijnt nu als “iDEAL | Wero”, omdat iDEAL stap voor stap overgaat in Wero, de Europese bankwallet. Mollie regelt de overstap en je betaalpagina blijft werken.
In Nederland richten we Mollie in, de Nederlandse betaalprovider, met:
- iDEAL | Wero, als eerste op de betaalpagina
- kaarten (Visa, Mastercard)
- Apple Pay
Het Mollie-account staat op jouw naam, uitbetalingen gaan in euro naar je Nederlandse rekening en het inrichten ervan is inbegrepen bij de installatie. Een iDEAL-betaling is een bankoverschrijving, dus klanten kunnen die achteraf niet via een kaartmaatschappij terugdraaien. Dat geeft minder betwiste betalingen dan met kaarten.
Facturen en administratie
Particuliere klanten hoef je geen factuur te sturen. Zakelijke klanten, zoals een bedrijf dat tijdsloten voor zijn personeel reserveert of een personal trainer met een eigen bedrijf, hebben een factuur nodig met je btw-id, KVK-nummer, een doorlopend nummer, de dienst (“1 uur gebruik van de gym”), de datum, het bedrag, het tarief en de btw. Onder € 100 inclusief btw zijn minder gegevens nodig. In de KOR hoef je niet aan alle eisen te voldoen.
Sparekey maakt voor elke betaalde reservering automatisch een factuur, in het Nederlands of Engels, met deze gegevens, en exporteert een CSV-bestand voor je boekhouder. Bewaar facturen zeven jaar. Verplichte e-facturatie tussen bedrijven is pas gepland vanaf juli 2030, en de KOR blijft daarvan vrijgesteld.
Deurtoegang
We raden een 2N-keypad met een magneetslot aan, geplaatst door een vakbedrijf voor deuren. Het is gemaakt voor onbemand gebruik, en een klant kan het niet makkelijk forceren of verwijderen. Nuki is het eenvoudigere en goedkopere alternatief. Het past op het bestaande slot, maar is minder goed te beschermen tegen klanten die ermee knoeien. Sparekey kost in beide gevallen hetzelfde.
Elke reservering krijgt een tijdgebonden pincode die alleen tijdens de gereserveerde tijd werkt. Die komt direct na het reserveren per sms binnen, onder de naam van je gym. Een opgeslagen reservecode vangt internetstoringen op. Meerdere deuren of een gedeelde ingang van het gebouw lossen we bij de installatie op, zonder meerprijs. Zie 2N-keypad en magneetslot en Nuki.
Camera’s, verzekering en huisregels
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet camera’s als één maatregel naast andere. De regels: een gerechtvaardigd belang zoals het voorkomen van diefstal, geen geluid en geen onnodige zoom, bordjes bij de ingang, een korte bewaartermijn en geen camera’s in kleedkamers of toiletten. Vaste camera’s in een onbemande gym zijn structureel gebruik, dus plan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA). Zie camera’s in een onbemande gym.
Geen enkele verzekering is verplicht, maar een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dekt een klant die uitglijdt en zich blesseert. Een inventarisverzekering dekt de apparatuur tegen brand, water en inbraak. Meld de verzekeraar schriftelijk dat er niemand aanwezig is. Zie verzekering en aansprakelijkheid.
Zet in de huisregels het gebruik van de toestellen, 112 en EHBO, een minimumleeftijd, schoonmaken na gebruik en het melden van schade. Begin met ons sjabloon voor huisregels.
Wat Sparekey kost in Nederland
| Onderdeel | Prijs |
|---|---|
| Installatie (eenmalig) | € 990 |
| Beheer (hosting, onderhoud en sms-afzendernaam) | € 26 per maand |
| Sms met de deurcode | € 0,12 per bericht |
Er komt geen btw bij, omdat Sparekey niet btw-plichtig is. Je betaalt in euro per overschrijving. De installatie omvat Mollie met iDEAL | Wero, reserveringspagina’s en facturen in het Nederlands of Engels, en onbeperkt veel locaties. Zie prijzen en hoe de installatie verloopt.
FAQ
Heb ik een vergunning nodig om een privé gym te openen in Nederland?
Geen vergunning specifiek voor een sportschool. Je hebt een KVK-inschrijving nodig, en het omgevingsplan moet het gebruik op je adres toestaan. Vraag de gemeente naar brandveiligheid en eventuele vergunningen voor een verbouwing.
Is het 9% of 21% btw?
Een sportaccommodatie beschikbaar stellen voor actieve sportbeoefening is 9%, zolang jij onderhoud of schoonmaak regelt en de apparatuur levert. Losse lessen en verhuurde sportattributen zijn 21%.
Werkt iDEAL nog nu Wero eraan komt?
Ja. Het verschijnt als iDEAL | Wero en betalingen werken zoals altijd. Mollie regelt de overstap.